Afsprakenapp laten maken: functies, keuzes en kosten

Wanneer is een eigen afsprakenapp de moeite waard?

Een app vraagt van je klant dat hij iets installeert. Dat doet hij alleen als hij je vaak nodig heeft. Een eigen afsprakenapp past vooral bij:

• Vaste klanten die elke paar weken terugkomen, zoals bij een kapper, schoonheidssalon of fysiotherapeut.
• Trajecten met meerdere afspraken, zoals rijlessen, een behandelreeks of een coachingsprogramma.
• Bedrijven met meerdere medewerkers, locaties of soorten behandelingen, waar standaard tools snel onoverzichtelijk worden.
• Situaties waarin je meer wilt dan alleen boeken, zoals lespakketten, tegoed, voortgang of documenten.

Komen klanten één of twee keer per jaar? Dan is een duidelijke boekingsknop op je website meestal slimmer dan een app.

Welke functies horen in een afsprakenapp?

Begin met de basis en voeg pas later extra's toe. Deze functies verwachten klanten bijna altijd:

• Beschikbare tijden zien en direct boeken, per behandeling en eventueel per medewerker.
• Een afspraak verzetten of annuleren, binnen de regels die jij instelt.
• Automatische bevestiging en een herinnering vooraf, via pushbericht, e-mail of sms.
• Een overzicht van komende en eerdere afspraken.
• Inloggen, zodat klanten hun gegevens niet elke keer opnieuw invullen.
• Optioneel: vooraf betalen of een aanbetaling, om no-shows te beperken.

Voor jou als ondernemer is de achterkant net zo belangrijk: een overzicht van je agenda, roosters per medewerker, buffertijd tussen afspraken en vrije dagen die je makkelijk blokkeert.

Standaard boekingsapp of een afsprakenapp op maat?

Er zijn veel standaard apps voor afspraken. Die zijn snel ingericht en vaak goed genoeg. Een afsprakenapp op maat is pas logisch als de standaard oplossingen echt tekortschieten.

• Standaard: snel live, lage startkosten, maar een maandabonnement per medewerker of locatie. Je klant ziet vaak de naam van de aanbieder en je bent gebonden aan hun functies.
• Maatwerk: hogere startkosten, maar precies jouw werkwijze, jouw huisstijl en koppelingen met je eigen systemen. Je gegevens en klantrelatie blijven van jou.
• Tussenvorm: een standaard planning op de achtergrond, met een eigen app of web app ervoor.

Tel bij de vergelijking de kosten over een paar jaar bij elkaar op. Een goedkoop abonnement per medewerker kan bij groei duurder uitpakken dan je denkt. Lees ook ons artikel over maatwerk of standaard software.

App, web app of boekingsmodule op je website?

Je hoeft niet meteen naar de App Store. Er zijn drie vormen, die je ook kunt combineren:

• Boekingsmodule op je website: klanten boeken zonder iets te installeren. Ideaal voor nieuwe klanten.
• Web app: een app die in de browser draait en die klanten op hun beginscherm kunnen zetten. Eén versie voor alle toestellen.
• Native app: een app uit de App Store en Google Play. Beste ervaring voor vaste klanten, en meldingen werken het betrouwbaarst.

Veel bedrijven beginnen met boeken via de website en een web app, en gaan pas naar de app-winkels als vaste klanten erom vragen. Herinneringen kun je in alle drie de vormen sturen. Lees meer over pushnotificaties en wanneer ze werken.

Zo pak je het laten maken van een afsprakenapp aan

• Schrijf op hoe een afspraak nu loopt, van eerste contact tot na de afspraak. Waar gaat tijd verloren?
• Leg je regels vast: hoe ver vooruit mag je boeken, hoe laat mag je annuleren, hoeveel buffer zit er tussen afspraken?
• Kies welke systemen gekoppeld moeten worden, zoals je agenda, kassasysteem of boekhouding.
• Laat eerst een eenvoudig ontwerp van de schermen maken en test dat met een paar vaste klanten.
• Bouw de eerste versie met alleen de kernfuncties en breid daarna uit.

Bekijk projecten bij ons werk.

Veelgemaakte fouten bij een afsprakenapp

• Klanten verplichten een account aan te maken voordat ze kunnen zien welke tijden vrij zijn. Laat eerst de tijden zien, vraag gegevens pas bij het boeken.
• Te veel keuzes op één scherm. Kies eerst de behandeling, dan de medewerker, dan de tijd.
• Geen rekening houden met de duur van behandelingen, waardoor er gaten of dubbele boekingen in je agenda ontstaan.
• Een losse agenda naast de app blijven bijhouden. Dan raken de twee uit de pas en boekt een klant een tijd die al bezet is.
• Herinneringen vergeten, terwijl die het meeste doen tegen no-shows.
• Geen duidelijke annuleringsregels in de app, waardoor er discussie ontstaat bij late afzeggingen.

Let ook op privacy. In een afsprakenapp staan namen, telefoonnummers en soms gezondheidsinformatie, bijvoorbeeld bij een fysiotherapeut. Vraag alleen wat je echt nodig hebt en zorg dat de gegevens goed beveiligd zijn. Bij twijfel over de regels kun je terecht bij een jurist of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat kost een afsprakenapp laten maken?

De kosten hangen af van de vorm, het aantal functies en de koppelingen. Een boekingsmodule op een bestaande website is het goedkoopst. Een web app met inloggen en herinneringen zit daarboven. Een native app voor iPhone en Android, met betalen en koppelingen, is het grootste project. Reken daarnaast op doorlopende kosten voor hosting, onderhoud en eventuele sms-berichten.

Bij Violexa begint een website, app of webapplicatie op maat bij €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project. Grotere projecten krijgen vooraf een vaste prijs op papier, zodat je weet waar je aan toe bent. Meer over onze aanpak lees je bij websites en apps.

Twijfel je tussen een standaard tool en een eigen afsprakenapp? Plan een gratis quickscan. In 30 minuten, online of op locatie, bekijken we hoe jij nu afspraken plant. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichting.

Veelgestelde vragen