Met een online boekingssysteem plannen klanten zelf een afspraak op je website, op het moment dat het hen uitkomt. Ook om elf uur 's avonds, als jij allang klaar bent. Je agenda vult zich, zonder dat je telefoontjes en berichten heen en weer hoeft te sturen.
Een afsprakensysteem kan een standaard pakket zijn dat je huurt, of een module op maat die precies past bij hoe jij werkt. In dit artikel lees je welke functies belangrijk zijn, waar je op let en wanneer welke keuze verstandig is.
Wat doet een online boekingssysteem?
Een boekingssysteem laat beschikbare tijden zien en laat klanten er één kiezen. Daarna volgt een bevestiging, vaak met een herinnering een dag van tevoren. Jij ziet de afspraak direct in je agenda.
Het is geschikt voor bijna elk bedrijf dat met afspraken werkt: kappers en schoonheidssalons, rijscholen, therapeuten, adviseurs, garages, fotografen, installateurs en verhuurbedrijven. Ook voor een eerste kennismaking of een proefles werkt het goed.
Er zijn grofweg twee vormen. Bij de eerste kiest de klant zelf een vrij tijdslot uit je agenda en staat de afspraak direct vast. Bij de tweede doet de klant een aanvraag met een voorkeur, en bevestig jij die daarna. De eerste is sneller voor de klant. De tweede geeft jou meer controle, bijvoorbeeld als je eerst wilt weten wat er precies moet gebeuren of hoe lang de klus duurt.
De voordelen van online afspraken plannen
- Klanten boeken wanneer het hen uitkomt, ook buiten openingstijden.
- Minder tijd aan de telefoon en minder heen-en-weer berichten.
- Minder dubbele boekingen en vergeten afspraken.
- Automatische herinneringen, waardoor minder mensen niet komen opdagen.
- Een duidelijk overzicht van je bezetting.
- Je kunt een aanbetaling of betaling vooraf vragen, als dat past bij je bedrijf.
Welke functies heeft een goed afsprakensysteem?
Niet elk systeem past bij elk bedrijf. Kijk welke van deze functies je echt nodig hebt:
- Verschillende diensten met een eigen duur en prijs.
- Meerdere medewerkers of ruimtes met elk een eigen agenda.
- Buffertijd tussen afspraken, bijvoorbeeld voor reistijd of opruimen.
- Koppeling met je bestaande agenda, zoals Google Agenda of Outlook.
- Bevestiging en herinnering per e-mail of sms.
- Annuleren en verzetten door de klant zelf, binnen jouw regels.
- Online betalen of een aanbetaling.
- Klantgegevens en notities per klant.
- Werkt goed op een telefoon, want daar boeken de meeste mensen.
- Meerdere talen, als je klanten niet allemaal Nederlands spreken.
Standaard pakket of boekingssysteem op maat?
Er zijn veel standaard boekingstools die je per maand huurt. Voor een eenvoudige situatie, zoals één persoon met een paar vaste diensten, zijn die vaak prima. Je bent snel online en de kosten zijn overzichtelijk. Prijzen verschillen sterk per aanbieder en veranderen regelmatig, dus vergelijk altijd de actuele prijs. Let ook op wat er gebeurt met je klantgegevens als je ooit wilt overstappen: kun je alles exporteren?
Een boekingssysteem op maat wordt interessant als:
- je werkwijze niet in een standaard tool past, bijvoorbeeld met pakketten, losse lessen en wisselende locaties;
- je boekingen moeten samenwerken met je eigen klantportaal, CRM of planning;
- je niet wilt dat klanten naar een ander domein of een tool met een andere uitstraling gaan;
- je per medewerker per maand betaalt en dat bij groei duur wordt;
- je de gegevens van je klanten in eigen beheer wilt houden.
De afweging tussen bouwen en kopen lees je uitgebreider in maatwerk software of standaard pakket.
Voorbeelden uit de praktijk
Een boekingsmodule hoeft niet groot te zijn om verschil te maken. Twee voorbeelden uit ons werk:
- Bij Rijschool Benz in Den Helder vraag je in 30 seconden een proefles aan. Daarnaast zijn er lespakketten, een leerlingportaal en is de site beschikbaar in het Nederlands, Engels en Arabisch.
Beide projecten zie je bij ons werk. Wat ze gemeen hebben: de stap naar een afspraak is kort en duidelijk, en staat op een vaste, goed zichtbare plek.
Zo richt je je boekingssysteem goed in
Ook het beste systeem werkt slecht als het niet goed is ingericht. Let op deze punten:
- Zet de boekknop op elke pagina, niet alleen op een aparte pagina.
- Vraag alleen wat je echt nodig hebt: naam, telefoon of e-mail en de dienst.
- Maak duidelijk wat een afspraak kost en hoe lang hij duurt.
- Leg je annuleringsregels kort en vriendelijk uit.
- Stuur een herinnering, zodat minder mensen hun afspraak vergeten.
- Test het boeken zelf op je telefoon, van begin tot eind.
- Meet hoeveel bezoekers een afspraak maken, zodat je kunt verbeteren.
Je verwerkt persoonsgegevens, dus vermeld in je privacyverklaring wat je met die gegevens doet. Hoe je dat aanpakt, lees je in een privacyverklaring voor je website.
Veelgemaakte fouten bij online boeken
Veel bedrijven hebben al een boekingstool, maar halen er weinig uit. Meestal komt dat door een van deze fouten:
- De boekknop leidt naar een externe pagina die er heel anders uitziet dan je website. Bezoekers twijfelen dan of ze nog goed zitten.
- Er staan te weinig tijden open, waardoor klanten toch gaan bellen.
- Het formulier vraagt om een account aan te maken voordat je kunt boeken.
- De bevestiging komt niet aan of belandt in de spam.
- Je agenda en het boekingssysteem zijn niet gekoppeld, waardoor dubbele afspraken ontstaan.
- Niemand kijkt naar de cijfers, dus je weet niet hoeveel mensen halverwege afhaken.
Loop het boekingsproces daarom elke paar maanden zelf door, als een nieuwe klant. Je ziet dan snel waar het hapert.
Een online boekingssysteem laten bouwen bij Violexa
We bouwen websites met een boekingsknop en, waar nodig, een boekingssysteem op maat als onderdeel van een webapplicatie. Dat kan ook samen met een klantportaal, zodat klanten hun afspraken zelf terugzien en verzetten. Is een standaard tool voor jou voldoende, dan zeggen we dat eerlijk en koppelen we die netjes aan je site.
Een webapplicatie op maat begint vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project. Grotere projecten krijgen vooraf een vaste prijs op papier. Lees meer bij webapplicaties en software.
Wil je weten welk afsprakensysteem bij jou past? Plan de gratis quickscan: een gesprek van 30 minuten, online of op locatie. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichting.
Veelgestelde vragen
Wat kost een online boekingssysteem?
Standaard tools huur je per maand, met prijzen die sterk verschillen per aanbieder en aantal medewerkers. Een boekingssysteem op maat is een eenmalige investering plus hosting en onderhoud. Bij Violexa begint een webapplicatie op maat vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw).
Kan ik een afsprakensysteem koppelen aan Google Agenda?
Bij de meeste systemen wel. Zo zie je afspraken direct in je eigen agenda en voorkom je dubbele boekingen. Controleer of de koppeling in beide richtingen werkt.
Hoe voorkom ik dat klanten niet komen opdagen?
Stuur een automatische herinnering een dag van tevoren en maak verzetten makkelijk. Je kunt ook een aanbetaling vragen. Leg je annuleringsregels duidelijk uit bij het boeken.
Is een standaard boekingstool genoeg voor mijn bedrijf?
Voor een eenvoudige situatie met een paar vaste diensten vaak wel. Werk je met pakketten, meerdere locaties of wil je koppelingen met je eigen systemen, dan past maatwerk meestal beter.
