Een klantportaal laten maken is slim als klanten je vaak bellen of mailen voor dezelfde informatie: de status van een opdracht, een factuur, een document of een afspraak. In een klantportaal loggen ze zelf in en regelen ze het meteen. Jij krijgt minder losse vragen, zij krijgen sneller antwoord.
In dit artikel lees je wat een klantportaal is, welke functies vaak nodig zijn, hoe het traject verloopt en waar je op let bij beveiliging en kosten.
Wat is een klantportaal?
Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waar klanten inloggen om hun eigen gegevens te zien en zaken te regelen. Je kent het misschien als 'Mijn omgeving' of 'Mijn account' bij je energieleverancier of verzekeraar. Technisch is het een webapplicatie: het draait in de browser, werkt op telefoon en computer, en is gekoppeld aan een database met de gegevens van je klanten.
Een portaal kan los staan, maar vaak hangt het aan je website. Een bezoeker wordt klant en krijgt daarna toegang tot zijn eigen omgeving op hetzelfde adres, in dezelfde stijl.
Een klantportaal is iets anders dan een webshop-account. In een webshop draait alles om bestellen. In een klantportaal draait het om de relatie: lopende zaken, afspraken, documenten en contact. Daarom past een portaal goed bij dienstverleners, installateurs, opleiders, zorgpraktijken en bedrijven met terugkerende klanten.
Waarom een klantportaal? De voordelen op een rij
- Minder telefoon en e-mail voor vragen die steeds terugkomen.
- Klanten kunnen dag en nacht zelf iets regelen, ook buiten kantooruren.
- Alle documenten en afspraken staan op één plek in plaats van verspreid over mailboxen.
- Minder fouten, omdat klanten hun eigen gegevens invullen en bijwerken.
- Een professionele indruk: klanten voelen zich goed geholpen.
- Veiliger dan gevoelige documenten per e-mail heen en weer sturen.
Welke functies heeft een goed klantportaal?
Welke functies je nodig hebt, hangt af van je bedrijf. Veelvoorkomende onderdelen zijn:
- Inloggen, wachtwoord herstellen en eventueel inloggen in twee stappen.
- Een overzicht met de status van lopende opdrachten, bestellingen of trajecten.
- Documenten downloaden en uploaden, zoals offertes, contracten, rapporten en facturen.
- Afspraken bekijken, plannen of verzetten.
- Berichten sturen, zodat communicatie per klant bij elkaar staat.
- Eigen gegevens beheren, zoals adres en contactpersonen.
- Meldingen per e-mail als er iets nieuws in het portaal staat.
Begin niet met alles. Kies de twee of drie functies die de meeste vragen of het meeste handwerk wegnemen. Bouw de rest erbij als klanten het portaal echt gebruiken.
Een voorbeeld: het leerlingportaal van Rijschool Benz
Voor Rijschool Benz in Den Helder bouwden we een website waarop je in 30 seconden een proefles aanvraagt, met lespakketten, een prijsvergelijking met andere rijscholen in Den Helder en teksten in het Nederlands, Engels en Arabisch. Daarnaast is er een leerlingportaal: een eigen omgeving voor leerlingen naast de openbare website. Bekijk het project bij ons werk.
Het laat zien hoe een portaal en een website samen één geheel vormen. De website trekt nieuwe klanten aan, het portaal helpt bestaande klanten verder.
Klantportaal laten maken: het traject in stappen
- Inventariseren: welke vragen krijg je het vaakst, en welke informatie zoeken klanten?
- Wensenlijst: welke functies moeten in de eerste versie, en welke later? Lees hoe je dat aanpakt in een functioneel ontwerp opstellen.
- Ontwerp: hoe zien de schermen eruit, op telefoon en computer?
- Koppelingen: waar komen de gegevens vandaan? Uit je CRM, je boekhouding of een planningssysteem?
- Bouwen in stappen, met tussentijdse versies die je kunt testen.
- Testen met een paar echte klanten voordat iedereen toegang krijgt.
- Livegang: klanten uitnodigen, uitleg geven, vragen opvangen.
Die koppelingen zijn vaak het belangrijkste deel. Een portaal waar je alles handmatig moet bijhouden, kost je juist extra werk. Laat de gegevens automatisch uit je bestaande systemen komen. Werk je nog vanuit spreadsheets, dan kan een CRM op maat de basis onder het portaal worden.
Een paar fouten die we vaak zien bij portalen, en die je makkelijk voorkomt:
- Het portaal wordt gebouwd, maar klanten weten niet dat het bestaat. Vertel het ze actief, bijvoorbeeld in elke bevestigingsmail.
- Inloggen is te ingewikkeld, waardoor klanten toch weer bellen.
- De informatie in het portaal loopt achter op de werkelijkheid. Dan verliezen klanten snel hun vertrouwen.
- Er is niemand intern verantwoordelijk voor vragen over het portaal.
- Het portaal werkt slecht op een telefoon, terwijl veel klanten juist daarop inloggen.
Beveiliging en privacy in een klantportaal
In een klantportaal staan persoonsgegevens en soms gevoelige documenten. Beveiliging is dus geen bijzaak. Let op deze punten:
- Een versleutelde verbinding (https) op elke pagina.
- Sterke wachtwoorden en de mogelijkheid om in twee stappen in te loggen.
- Elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens. Dit moet goed getest worden.
- Rollen en rechten: wat mag een klant, wat mag een medewerker, wat mag een beheerder?
- Een logboek van wie wat heeft gedaan.
- Regelmatige back-ups en updates.
- Hosting in de EU en afspraken die passen bij de AVG.
Vraag je ontwikkelaar concreet hoe dit geregeld is. Voor juridische vragen over de AVG kun je het beste een jurist raadplegen of de informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens bekijken.
Wat kost een klantportaal?
De kosten hangen af van het aantal functies, de koppelingen met andere systemen en de eisen aan beveiliging. Een portaal met documenten en een statusoverzicht is eenvoudiger dan een portaal met betalingen, planning en berichten. Zet daar tegenover wat het oplevert: hoeveel telefoontjes en e-mails per week verdwijnen er, en hoeveel tijd kost het nu om documenten op te zoeken en te versturen?
Bij Violexa begint een webapplicatie op maat vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project. Grotere projecten krijgen vooraf een vaste prijs op papier. Na de livegang kies je zo nodig een onderhoudspakket: Silver €179 (€217 incl. btw), Gold €299 (€362 incl. btw) of Platinum €699 (€846 incl. btw) per maand excl. btw. Meer over de opbouw lees je in wat kost een webapplicatie.
Je klantportaal laten bouwen bij Violexa
We bouwen klantportalen en andere webapplicaties op maat, in stappen en met een vaste prijs vooraf. We beginnen bij de vragen die je klanten het vaakst stellen, en bouwen eerst wat daar het meeste verschil maakt. Lees meer bij webapplicaties en software.
Wil je weten wat een portaal voor jouw klanten kan doen? Plan de gratis quickscan: 30 minuten, online of op locatie, met daarna kort schriftelijk advies en een prijsindicatie.
Veelgestelde vragen
Wat kost een klantportaal laten maken?
Dat hangt af van de functies en koppelingen. Bij Violexa begint een webapplicatie op maat vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw). Grotere projecten krijgen vooraf een vaste prijs.
Kan een klantportaal gekoppeld worden aan mijn CRM of boekhouding?
Ja, als die systemen een API hebben, een vaste manier om gegevens uit te wisselen. Veel moderne pakketten hebben die. Zo hoef je gegevens niet dubbel bij te houden.
Is een klantportaal veilig?
Dat hangt af van hoe het gebouwd is. Let op een versleutelde verbinding, inloggen in twee stappen, strikte rechten per klant, back-ups en hosting in de EU.
Moeten klanten een app installeren voor een klantportaal?
Nee. Een klantportaal is meestal een webapplicatie die in de browser werkt, op telefoon, tablet en computer. Klanten loggen in via je website.
