CRM op maat: wanneer loont het voor je bedrijf?

Wat doet een CRM-systeem?

Een CRM is de plek waar alles over je klanten samenkomt. Wie is het, wat hebben we besproken, welke offerte loopt er, wanneer moeten we terugbellen? Zonder CRM staat die informatie verspreid over mailboxen, telefoons, spreadsheets en hoofden. Gaat iemand op vakantie of uit dienst, dan is de kennis weg.

Een goed CRM zorgt dat iedereen in je bedrijf hetzelfde overzicht heeft, dat geen aanvraag blijft liggen en dat je ziet waar je omzet vandaan komt.

Veel kleine bedrijven beginnen met een spreadsheet als klantenbestand. Dat werkt prima zolang je alleen bent en het overzichtelijk blijft. Maar zodra meerdere mensen erin werken, ontstaan er dubbele regels, verouderde gegevens en vragen als: wie heeft deze klant het laatst gesproken? Dan is het tijd voor een echt systeem. Meer daarover lees je in Excel vervangen door software.

Een paar signalen dat je toe bent aan een CRM: aanvragen blijven liggen, offertes worden niet opgevolgd, je weet niet precies hoeveel werk er in de pijplijn zit en nieuwe collega's hebben lang nodig om bij te zijn.

Standaard CRM of CRM op maat?

Er zijn veel standaard CRM-pakketten, van eenvoudig tot zeer uitgebreid. Voor veel bedrijven werkt zo'n pakket prima, zeker in het begin. Een CRM op maat wordt interessant als je tegen deze grenzen aanloopt:

• Je verkoopproces past niet in de vaste stappen van het pakket.
• Je hebt velden en gegevens nodig die het pakket niet kent, zoals voertuigen, installaties, locaties of lespakketten.
• Je wilt het CRM koppelen met je eigen website, planning of klantportaal, en dat lukt niet goed.
• Je betaalt per gebruiker per maand en dat loopt flink op naarmate je groeit.
• Je team gebruikt maar een klein deel van het pakket en vindt het te ingewikkeld.
• Je wilt je klantgegevens in eigen beheer houden.

Een uitgebreide afweging tussen bouwen en huren lees je in maatwerk software of standaard pakket.

Welke functies heeft een CRM op maat nodig?

Het voordeel van maatwerk is dat je alleen bouwt wat je gebruikt. Veel bedrijven beginnen met deze basis:

• Klanten en contactpersonen met jouw eigen velden.
• Een tijdlijn per klant met gesprekken, e-mails, notities en documenten.
• Een overzicht van aanvragen en offertes per fase, zodat je ziet wat er openstaat.
• Taken en herinneringen voor opvolging.
• Rollen en rechten: wie mag wat zien en aanpassen?
• Zoeken en filteren, bijvoorbeeld op plaats, dienst of status.
• Een eenvoudig dashboard met de cijfers die jij belangrijk vindt.

Daarna kun je uitbreiden met bijvoorbeeld offertes maken vanuit het CRM, een koppeling met je boekhouding of automatische e-mails na een bepaalde stap.

Koppelingen: de echte kracht van een eigen CRM

Een CRM wordt pas echt waardevol als gegevens er vanzelf in komen en vanzelf doorgaan. Denk aan:

• Aanvragen via het formulier op je website komen direct als nieuwe lead in het CRM.
• Een getekende offerte wordt automatisch een opdracht in je planning.
• Facturen gaan door naar je boekhoudpakket, zonder overtypen.
• Afspraken uit je boekingssysteem verschijnen in de tijdlijn van de klant.
• Een klant ziet zijn eigen gegevens en documenten in een portaal.

Die koppelingen lopen via een API, een vaste manier waarop systemen gegevens uitwisselen. Meer over slim koppelen lees je in processen automatiseren in het mkb.

Zo pak je het laten bouwen van een CRM aan

• Schrijf je huidige proces op, van eerste contact tot factuur. Waar gaat het nu mis of kost het tijd?
• Verzamel de spreadsheets, lijstjes en formulieren die je nu gebruikt.
• Bepaal wie het CRM gaat gebruiken en wat elke rol moet kunnen.
• Kies de kern voor de eerste versie: meestal klanten, aanvragen en opvolging.
• Laat het in stappen bouwen en test elke stap met de mensen die het dagelijks gebruiken.
• Plan het overzetten van je bestaande gegevens. Schoon ze eerst op, want oude dubbele en foute gegevens neem je anders mee.
• Geef een korte training en spreek af wie het CRM inhoudelijk beheert.

Een veelgemaakte fout is dat het CRM wordt gebouwd, maar niemand het echt gebruikt. Betrek je team daarom vanaf het begin. Als het CRM hun werk makkelijker maakt, gebruiken ze het vanzelf.

Let ook op privacy. In een CRM staan persoonsgegevens, dus de AVG geldt. Zorg voor goede beveiliging, duidelijke bewaartermijnen en hosting die bij de regels past. Voor juridische vragen kun je het beste een jurist raadplegen.

Wat kost een CRM op maat?

De kosten hangen af van het aantal functies, gebruikersrollen en koppelingen. Een eenvoudig CRM met klanten, aanvragen en opvolging is veel kleiner dan een systeem met offertes, planning, portaal en boekhoudkoppeling.

Bij Violexa begint een webapplicatie op maat, zoals een CRM, vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project. Grotere projecten krijgen vooraf een vaste prijs op papier. Daarna kun je kiezen voor onderhoud: Silver €179 (€217 incl. btw), Gold €299 (€362 incl. btw) of Platinum €699 (€846 incl. btw) per maand excl. btw.

Vergelijk dat met een standaard pakket over drie tot vijf jaar, inclusief alle gebruikers, extra modules en de tijd die je team nu kwijt is aan omwegen. Prijzen van standaard pakketten veranderen regelmatig, dus reken met de actuele prijs.

Een CRM op maat laten bouwen bij Violexa

We bouwen CRM-systemen en andere webapplicaties op maat, in stappen en met een vaste prijs vooraf. We beginnen bij jouw proces, niet bij de techniek. En past een standaard pakket met een paar koppelingen beter, dan zeggen we dat ook. Lees meer bij webapplicaties en software.

Wil je weten of een eigen CRM voor jou loont? Plan de gratis quickscan: een gesprek van 30 minuten, online of op locatie. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichting.

Veelgestelde vragen