Een privacyverklaring op je website vertelt bezoekers welke persoonsgegevens je verzamelt, waarom, hoe lang je ze bewaart en welke rechten ze hebben. Verwerk je persoonsgegevens, bijvoorbeeld via een contactformulier, een nieuwsbrief of analytics, dan ben je onder de AVG verplicht om mensen daarover te informeren. Een privacyverklaring is daarvoor de gebruikelijke plek.
In dit artikel lees je wat erin moet staan, hoe je hem leesbaar houdt en waar het vaak misgaat. Dit is uitleg, geen juridisch advies. Voor jouw specifieke situatie kun je het beste een jurist raadplegen of de informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens bekijken.
Is een privacyverklaring op je website verplicht?
De AVG zegt niet letterlijk dat je een document met de naam privacyverklaring moet hebben. Wel moet je mensen duidelijk informeren als je hun gegevens verwerkt. Bijna elke bedrijfswebsite doet dat. Denk aan:
- Een contactformulier of offerteformulier met naam, e-mail en telefoonnummer.
- Een aanmelding voor een nieuwsbrief.
- Een boekingsmodule, webshop of inlogomgeving.
- Analytics of advertentiepixels die gegevens over bezoekers verzamelen.
- Een chatwidget of WhatsApp-knop die berichten opslaat.
Ook als je zzp'er bent en alleen een simpel formulier hebt, geldt dit. De grootte van je bedrijf maakt voor deze informatieplicht geen verschil.
Wat moet er in een privacyverklaring staan?
De AVG noemt een aantal onderdelen waarover je mensen moet informeren. Een goede privacyverklaring voor een website behandelt in elk geval:
- Wie je bent: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en hoe mensen je kunnen bereiken over privacy.
- Welke gegevens je verwerkt: bijvoorbeeld naam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres of gegevens over websitegebruik.
- Waarvoor je ze gebruikt: een offerte sturen, een afspraak plannen, een factuur maken, je nieuwsbrief versturen.
- Op welke grond: de AVG kent zes grondslagen, zoals toestemming, het uitvoeren van een overeenkomst, een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang. Noem per doel welke grondslag je gebruikt.
- Hoe lang je gegevens bewaart, of hoe je die termijn bepaalt.
- Met wie je gegevens deelt: denk aan je hostingpartij, e-mailtool, boekhoudpakket of CRM.
- Of gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, en hoe je dat goed regelt.
- Welke rechten mensen hebben: inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en het overdragen van hun gegevens.
- Dat mensen toestemming altijd kunnen intrekken, als je op toestemming steunt.
- Dat ze een klacht kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Of je geautomatiseerde besluiten neemt of profielen maakt, en wat dat voor hen betekent.
Privacyverklaring opstellen: zo pak je het aan
Een privacyverklaring schrijf je niet vanachter je bureau op gevoel. Begin met een eerlijk overzicht van wat er echt gebeurt. Dat gaat zo:
- Maak een lijst van alle plekken waar gegevens binnenkomen: formulieren, telefoon, e-mail, WhatsApp, boekingen, betalingen.
- Schrijf per plek op welke gegevens het zijn en waarvoor je ze gebruikt.
- Zoek uit in welke tools die gegevens terechtkomen, zoals je mailprogramma, CRM, boekhouding of nieuwsbrieftool.
- Bepaal per doel de grondslag en de bewaartermijn.
- Controleer of je met die tools een verwerkersovereenkomst hebt. Veel aanbieders bieden die standaard aan.
- Schrijf de verklaring in gewone taal, met tussenkopjes per onderwerp.
- Laat de tekst zo nodig nakijken door een jurist.
Dit overzicht is ook handig voor jezelf. Je ziet vaak meteen gegevens die je verzamelt maar niet gebruikt. Die kun je beter helemaal niet meer vragen. Minder gegevens betekent minder risico.
Een voorbeeld. Een installateur heeft een offerteformulier op de site. De gegevens komen binnen per e-mail en gaan daarna in het boekhoudpakket als er een opdracht volgt. In de verklaring staat dan: we gebruiken je naam, adres, telefoon en e-mail om een offerte te maken (grondslag: het voorbereiden van een overeenkomst). Wordt het geen opdracht, dan verwijderen we de aanvraag na een vaste termijn. Wordt het wel een opdracht, dan bewaren we factuurgegevens zo lang als de fiscale bewaarplicht vraagt.
Een privacyverklaring die mensen echt lezen
Veel privacyverklaringen zijn lange lappen juridische tekst. Dat is niet nodig, en de AVG vraagt juist om duidelijke en eenvoudige taal. Een paar tips:
- Begin met een korte samenvatting in drie of vier zinnen.
- Gebruik tussenkopjes zoals 'Welke gegevens', 'Waarom', 'Hoe lang' en 'Jouw rechten'.
- Schrijf in de je-vorm als je site ook zo schrijft.
- Gebruik een tabel of lijst per doel: gegevens, grondslag, bewaartermijn.
- Zet een datum van de laatste wijziging bovenaan of onderaan.
Zet een link naar de privacyverklaring in de footer van elke pagina, en vlak bij elk formulier. Een korte zin onder de verzendknop, zoals 'We gebruiken je gegevens alleen om je aanvraag te beantwoorden', met een link naar de volledige verklaring, werkt goed. Meer over formulieren lees je in een contactformulier dat converteert.
Veelgemaakte fouten in een privacyverklaring
- Een gekopieerde tekst van een ander bedrijf, met diensten of tools die jij niet gebruikt.
- Een algemeen template dat nooit is aangepast aan je eigen situatie.
- Geen bewaartermijnen, of termijnen als 'zo lang als nodig' zonder uitleg.
- Analytics, advertentiepixels of een chattool die wel op de site staan, maar niet in de verklaring.
- Een verklaring die al jaren niet is bijgewerkt, terwijl er nieuwe tools zijn bijgekomen.
- Verwarring met de cookieverklaring. Die twee horen bij elkaar, maar zijn niet hetzelfde.
Het verschil tussen de privacyverklaring en de cookiebanner, en wat de regels voor cookies zijn, lees je in cookiebanner AVG regels.
Privacyverklaring en je website: houd hem actueel
Een privacyverklaring is geen document dat je één keer schrijft en dan vergeet. Elke keer dat je een nieuwe tool toevoegt, een formulier aanpast of een koppeling maakt met bijvoorbeeld je CRM, kan er iets veranderen. Plan daarom minstens één keer per jaar een korte controle. Neem het mee in je vaste website onderhoud.
Gebruik je AI-tools die gegevens van klanten verwerken, dan verdient dat extra aandacht. Hoe dat zit, lees je in AI en de AVG.
Hulp bij een privacyvriendelijke website
Bij de websites en webapplicaties die Violexa bouwt, houden we vanaf het begin rekening met privacy. We vragen in formulieren alleen wat nodig is, zorgen voor een plek voor je privacy- en cookieverklaring en laten tracking pas laden na toestemming. De juridische tekst zelf blijft jouw verantwoordelijkheid. Die laat je bij twijfel controleren door een jurist.
Een website op maat begint vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project. Daarin zitten ontwerp, ontwikkeling, een ontwerp dat op elk scherm werkt, SEO-basis, Google Analytics, CMS-koppeling en training. Lees meer bij websites en apps.
Wil je weten hoe jouw site ervoor staat? Plan de gratis quickscan: een gesprek van 30 minuten, online of op locatie, met daarna kort schriftelijk advies en een prijsindicatie.
Veelgestelde vragen
Heb ik als zzp'er een privacyverklaring op mijn website nodig?
Ja, als je via je website persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld met een contactformulier of nieuwsbrief. De informatieplicht van de AVG geldt ongeacht de grootte van je bedrijf. Een korte, duidelijke verklaring is genoeg.
Mag ik een privacyverklaring van een andere website kopiëren?
Dat is geen goed idee. De verklaring moet kloppen met wat jij echt doet, welke tools jij gebruikt en hoe lang jij gegevens bewaart. Een kopie bevat bijna altijd fouten en kan auteursrechtelijk beschermd zijn.
Wat is het verschil tussen een privacyverklaring website en een cookieverklaring?
De privacyverklaring gaat over alle persoonsgegevens die je verwerkt, ook via formulieren, e-mail en je administratie. De cookieverklaring gaat alleen over cookies en vergelijkbare technieken op je website. Vaak verwijzen ze naar elkaar.
Waar zet ik de privacyverklaring op mijn website?
Zet een link in de footer van elke pagina, zodat hij altijd te vinden is. Plaats daarnaast een korte verwijzing bij elk formulier waar mensen gegevens invullen.
