Afspraken met je webbureau: contract en oplevering

Waarom duidelijke afspraken met je webbureau zo belangrijk zijn

Websiteprojecten lopen zelden mis door slechte techniek. Ze lopen mis doordat de verwachtingen niet gelijk waren. Jij dacht dat de teksten erbij zaten, het bureau niet. Jij dacht dat de site in juni live ging, het bureau rekende vanaf het moment dat alle content binnen was.

Afspraken op papier helpen jou én het bureau. Ze maken het makkelijk om bij twijfel terug te kijken wat er is gezegd, zonder dat het een discussie wordt.

Wat hoort er in een contract met een webbureau?

Dit zijn de punten die in elke overeenkomst voor een website laten maken thuishoren:

• Scope: welke pagina's, functies en koppelingen worden er gebouwd. Hoe concreter, hoe beter.
• Wat níet in de prijs zit: bijvoorbeeld teksten schrijven, fotografie, vertalingen of hosting.
• Prijs: een vaste prijs of een uurtarief met een schatting, altijd met en zonder btw.
• Betaaltermijnen: bijvoorbeeld een deel bij de start en een deel bij de oplevering.
• Planning: start, tussenmomenten en verwachte opleverdatum, en wat er gebeurt als jij later bent met content.
• Feedbackrondes: hoeveel correctierondes er in het design en de bouw zitten.
• Eigendom: wie na betaling eigenaar is van code, design en domein.
• Na de oplevering: hosting, onderhoud, updates, back-ups en support, en wat dat kost.
• Opzeggen en overdracht: wat er gebeurt als jullie stoppen met samenwerken.

Over eigendom lees je meer in eigenaar van je website, code en domein. Heb je meerdere voorstellen, vergelijk ze dan met offertes van webbureaus vergelijken.

Meerwerk: hoe voorkom je verrassingen?

Meerwerk is werk dat buiten de afgesproken scope valt. Het is normaal dat je tijdens een project nieuwe ideeën krijgt. Het wordt pas een probleem als niet duidelijk is wat meerwerk is en wat het kost.

• Spreek af dat meerwerk altijd eerst schriftelijk wordt voorgesteld, met prijs, voordat eraan gewerkt wordt.
• Vraag welk uurtarief geldt voor meerwerk.
• Bewaar nieuwe wensen op een lijstje voor na de livegang. Vaak blijkt de helft dan niet meer nodig.
• Zorg voor een goede briefing aan het begin. Hoe beter de start, hoe minder meerwerk. Gebruik daarvoor een website briefing maken.

Kies je voor een uurtarief in plaats van een vaste prijs, vraag dan om een schatting per onderdeel en om een seintje als die schatting dreigt te worden overschreden. Zo houd je grip op het budget, ook als de scope wat beweegt.

Planning en jouw eigen taken

Een planning gaat niet alleen over het bureau. Jij levert ook dingen aan, en daar loopt het vaak vast. Spreek daarom af:

• Wanneer jij teksten, foto's, logo en inloggegevens aanlevert.
• Hoe snel jij reageert op een ontwerp of testversie, bijvoorbeeld binnen vijf werkdagen.
• Wie bij jou beslist. Eén contactpersoon met beslissingsrecht voorkomt eindeloze rondes.
• Wat er gebeurt met de planning als iets later komt.

Een veelvoorkomend scenario: de bouw is na zes weken klaar, maar de teksten komen pas na drie maanden. Het bureau heeft dan al andere projecten ingepland, en jouw site schuift naar achteren. Dat is niemands schuld als het vooraf is besproken. Het wordt wel vervelend als je het pas merkt wanneer je wilt live gaan.

Oplevering van je website: checklist

De oplevering is het moment waarop jij de site goedkeurt. Spreek af hoe dat werkt: vaak krijg je een testversie, heb je een paar dagen om te testen, en daarna volgt een acceptatie. Daarmee bevestig je dat de site doet wat is afgesproken. Loop vóór je akkoord geeft deze punten na:

• Alle afgesproken pagina's en functies zijn er en werken.
• De site werkt goed op telefoon, tablet en desktop, in de gangbare browsers.
• Formulieren komen aan op het juiste e-mailadres.
• Teksten zijn gecontroleerd op fouten, en links werken.
• Er is een privacyverklaring en, als het nodig is, een cookiebanner.
• SEO-basis staat goed: titels, beschrijvingen, een sitemap en redirects van oude pagina's.
• Google Analytics en Search Console zijn gekoppeld, met jou als eigenaar.
• Je hebt alle inloggegevens en weet hoe je zelf content aanpast.
• Er is een back-up gemaakt voordat de site live ging.

Uitgebreider testen? Lees website en software testen voor livegang.

Garantie en support na de oplevering

Na de livegang komen er soms nog kleine fouten boven. Spreek af hoe daarmee wordt omgegaan:

• Hoe lang fouten in het opgeleverde werk kosteloos worden hersteld.
• Wat het verschil is tussen een fout (iets werkt niet zoals afgesproken) en een nieuwe wens.
• Hoe je een probleem meldt en hoe snel er gereageerd wordt.
• Of er een onderhoudscontract is, wat erin zit en hoe je het opzegt.

Lees het contract rustig door voordat je tekent. Gaat het om een groot bedrag of twijfel je over juridische punten, laat het dan door een jurist bekijken.

Zo maken we afspraken bij Violexa

Bij Violexa krijgt een groter project vooraf een vaste prijs, op papier. Daarin staat wat we bouwen, wat het kost en wat er na de oplevering gebeurt. Een website of webapplicatie op maat begint vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw), inclusief design, bouw, SEO-basis, Google Analytics, CMS-koppeling en training.

Voor de periode na de livegang zijn er onderhoudspakketten: Silver €179 (€217 incl. btw), Gold €299 (€362 incl. btw) en Platinum €699 (€846 incl. btw) per maand excl. btw. De eerste 12 maanden lopen vast, daarna zeg je maandelijks per e-mail op, met een maand opzegtermijn.

Wil je eerst sparren over je project? Plan een gratis quickscan. In 30 minuten, online of op locatie, bespreken we wat je nodig hebt. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichting.

Veelgestelde vragen