Een website briefing maken is de beste eerste stap voordat je offertes aanvraagt. In een briefing zet je op papier wat je website moet doen, voor wie, met welke pagina's en functies, en binnen welk budget en welke planning. Hoe duidelijker je briefing, hoe beter en eerlijker de offertes die je terugkrijgt.
Zonder briefing gaat elke webbouwer uit van zijn eigen aannames. Dan krijg je prijzen die niet te vergelijken zijn. In dit artikel lees je wat er in een goede briefing hoort, met een checklist die je meteen kunt gebruiken.
Wat is een website briefing?
Een website briefing is een kort document, vaak twee tot vier pagina's, waarin je je wensen voor een nieuwe of vernieuwde website beschrijft. Het is geen technisch ontwerp. Je hoeft geen jargon te kennen. Het gaat erom dat een webbouwer snapt wat je bedrijf doet, wat je wilt bereiken en wat er minimaal moet gebeuren.
Bouw je een webapplicatie of klantportaal met veel logica, dan heb je meer detail nodig. Dat heet een functioneel ontwerp. Hoe je dat opstelt, lees je in functioneel ontwerp. Voor een gewone bedrijfswebsite is een briefing meestal genoeg.
Waarom een goede briefing je tijd en geld bespaart
- Je krijgt offertes die over hetzelfde gaan, dus je kunt ze eerlijk vergelijken.
- Je voorkomt meerwerk, omdat functies niet halverwege ineens opduiken.
- Het project start sneller, want de bouwer hoeft minder uit te zoeken.
- Je dwingt jezelf om keuzes te maken: wat is echt nodig en wat kan later?
- Iedereen in je bedrijf weet wat er gaat gebeuren.
Wat hoort er in een website briefing?
Gebruik deze onderdelen als leidraad. Niet alles hoeft lang te zijn. Een paar heldere zinnen per onderdeel werkt beter dan pagina's vol tekst.
- Je bedrijf. Wat doe je, voor wie, en wat maakt je anders dan je concurrenten?
- Het doel. Wat moet de website opleveren? Bijvoorbeeld offerteaanvragen, telefoontjes, boekingen of online verkoop. Kies één hoofddoel.
- De doelgroep. Wie zijn je klanten, wat zoeken ze en welke vragen stellen ze vaak?
- De huidige situatie. Heb je al een website? Wat werkt goed en wat niet?
- Pagina's. Een eerste lijst van de pagina's die je verwacht, zoals home, diensten, over ons, prijzen en contact.
- Functies. Formulieren, boekingen, een webshop, een klantportaal, meerdere talen of koppelingen met andere software.
- Content. Wie schrijft de teksten en wie levert de foto's?
- Stijl. Heb je een huisstijl? Welke websites vind je mooi, en waarom?
- Beheer. Wil je zelf teksten en foto's kunnen aanpassen?
- Budget. Een bandbreedte waarbinnen je wilt blijven.
- Planning. Wanneer moet de website live, en is dat een harde deadline?
- Contactpersoon. Wie beslist en wie geeft feedback?
Voeg gerust bijlagen toe: je logo en huisstijl, een lijst met huidige pagina's, schermafbeeldingen van sites die je goed vindt en voorbeelden van vragen die klanten vaak stellen. Dat geeft een webbouwer in een paar minuten een helder beeld.
Doel en doelgroep: het belangrijkste deel van je briefing
Veel briefings beginnen bij het uiterlijk: de kleuren, de foto's, de sfeer. Begin liever bij het doel en de doelgroep. Daar volgt de rest uit. Een website voor een loodgieter die spoedklussen wil, ziet er anders uit dan die van een coach die vertrouwen moet opbouwen.
Schrijf op wie je ideale klant is en wat hij op je site wil doen. Denk aan zijn vragen: wat kost het, hoe snel kun je komen, werk je ook in mijn plaats? Weet je dit nog niet precies, lees dan eerst doelgroep bepalen.
Website briefing voorbeeld: zo kan het eruitzien
Een kort, verzonnen voorbeeld voor een schoonmaakbedrijf, zodat je ziet hoe compact een briefing kan zijn:
- Bedrijf: schoonmaakbedrijf voor kantoren in de regio, vast team, werkt ook 's avonds.
- Doel: meer offerteaanvragen van kantoren met 10 tot 50 medewerkers.
- Doelgroep: officemanagers en eigenaren die betrouwbaarheid en vaste schoonmakers belangrijk vinden.
- Pagina's: home, diensten (kantoren, glasbewassing, opleveringen), werkwijze, over ons, offerte aanvragen, contact.
- Functies: offerteformulier met vragen over oppervlak en frequentie, reviews, zelf teksten aanpassen.
- Content: teksten willen we laten schrijven, foto's van ons team hebben we.
- Budget en planning: bandbreedte genoemd, live voor het nieuwe kwartaal.
Veelgemaakte fouten bij het maken van een briefing
- Geen budget noemen. Dan weet de bouwer niet of hij een eenvoudige of uitgebreide oplossing moet voorstellen.
- Alles even belangrijk maken. Zet je wensen in volgorde: moet, liever wel, later.
- Een concurrent kopiëren. Gebruik voorbeelden als inspiratie, maar leg uit wat je er goed aan vindt.
- Content vergeten. Teksten en foto's zijn vaak de grootste vertraging.
- Te technisch schrijven. Beschrijf wat je wilt bereiken, niet hoe het gebouwd moet worden.
- Geen beslisser aanwijzen. Feedback van vijf mensen zonder eindverantwoordelijke kost tijd.
Na de briefing: offertes vergelijken
Stuur dezelfde briefing naar elke partij die je benadert. Vraag ze om in hun offerte te verwijzen naar je wensen, zodat je ziet wat er wel en niet in zit. Een goede webbouwer stelt ook vragen terug of doet een tegenvoorstel. Dat is een goed teken.
Let ook op welke vragen een partij stelt. Vraagt iemand door naar je doel, je klanten en je budget, dan denkt hij mee. Krijg je binnen een uur een standaardprijs zonder vragen, dan is de kans groot dat de offerte niet echt op jouw briefing aansluit.
Leg de offertes daarna naast elkaar. Waar je op let, lees je in offertes van webbureaus vergelijken.
Je website briefing bespreken met Violexa
Een website op maat begint bij Violexa vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project. Daarin zitten ontwerp, bouw, een ontwerp dat werkt op elk scherm, SEO-basis en Google Analytics, een CMS-koppeling en uitleg. Grotere projecten krijgen vooraf een vaste prijs op papier, gebaseerd op je briefing. Zo weet je precies wat je krijgt.
Heb je al een briefing, dan lezen we die graag. Heb je die nog niet, dan is dat ook geen probleem. In de gratis quickscan lopen we samen de belangrijkste vragen langs. Het gesprek duurt 30 minuten, online of op locatie. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichting.
Veelgestelde vragen
Hoe maak je een website briefing?
Beschrijf in een paar pagina's je bedrijf, het doel van de website, je doelgroep, de pagina's en functies die je verwacht, wie de content levert, je budget en je planning. Houd het kort en concreet. Zet je wensen in volgorde van belangrijkheid.
Moet je je budget in een briefing zetten?
Ja, een bandbreedte helpt. Dan kan een webbouwer een voorstel doen dat past, in plaats van te gokken. Zonder budget krijg je vaak offertes die heel ver uit elkaar liggen.
Wat is het verschil tussen een briefing en een offerte?
Een briefing schrijf jij: daarin staan je wensen. Een offerte schrijft de webbouwer: daarin staat wat hij voor welke prijs levert. Een goede briefing zorgt voor betere offertes.
Hoe lang moet een website briefing zijn?
Voor een gewone bedrijfswebsite zijn twee tot vier pagina's meestal genoeg. Voor een webapplicatie met veel functies heb je meer detail nodig, zoals een functioneel ontwerp.
