Subsidies en regelingen voor digitalisering in het mkb

Bestaat er subsidie voor digitalisering in het mkb?

Ja, maar meestal niet voor gewone digitale zaken. Subsidies zijn bedoeld om iets te stimuleren wat anders niet of later zou gebeuren. Denk aan het ontwikkelen van iets technisch nieuws, samenwerken aan innovatie of investeren in de kennis van je mensen.

Een standaard website, een boekhoudpakket of een abonnement op software valt daar meestal niet onder. Een slimme webapplicatie die een technisch probleem oplost waar nog geen kant-en-klare oplossing voor is, soms wel. Het verschil zit in het woord nieuw: nieuw voor de markt of technisch nieuw, niet alleen nieuw voor jouw bedrijf.

Belangrijke regelingen op een rij

Dit zijn de bekendste landelijke regelingen die iets met digitalisering te maken kunnen hebben. Lees ze als startpunt, niet als volledige lijst.

• WBSO. Een fiscale regeling voor speur- en ontwikkelingswerk, waaronder het ontwikkelen van technisch nieuwe software. Je krijgt een vermindering op loonheffing of een extra aftrek. Je vraagt het vooraf aan, voordat het werk begint.
• MIT-regeling. De MKB-innovatiestimulering Regio en Topsectoren steunt onder meer haalbaarheidsprojecten en innovatieprojecten in samenwerking. Aanvragen kan alleen in bepaalde periodes en het budget is beperkt.
• SLIM-regeling. Bedoeld om leren en ontwikkelen in het mkb te stimuleren. Denkbaar als je medewerkers wilt trainen in nieuwe digitale vaardigheden.
• Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Een fiscale aftrek voor investeringen in bedrijfsmiddelen. Of jouw investering meetelt, hangt af van de situatie. Vraag je boekhouder.
• Innovatiekrediet. Een lening, geen subsidie, voor risicovolle innovatieprojecten met een duidelijk zakelijk plan.

Daarnaast hebben provincies, regio's en gemeenten soms eigen regelingen of vouchers voor digitalisering of innovatie. Die wisselen vaak en zijn regionaal verschillend. Zoek daarom ook op de website van je provincie en bij de regionale ontwikkelingsmaatschappij.

Hoe vind je de regeling die bij jou past?

Het aanbod verandert vaak, dus een lijst in een artikel raakt snel verouderd. Zo zoek je zelf gericht:

• Begin bij RVO. Daar staan de landelijke regelingen met actuele voorwaarden en aanvraagperiodes.
• Kijk bij je provincie en de regionale ontwikkelingsmaatschappij naar regionale regelingen.
• Vraag je brancheorganisatie of er sectorgerichte regelingen of collectieve projecten zijn.
• Bespreek je plannen met je boekhouder. Die kent ook de fiscale kant, zoals aftrekposten.
• Overweeg een subsidieadviseur bij grotere projecten. Let op hoe die betaald wordt, bijvoorbeeld met een vast bedrag of een percentage van de toegekende subsidie.

Subsidie voor automatisering en AI

Wil je processen automatiseren of AI inzetten, dan geldt hetzelfde principe. Een bestaand pakket of een standaard koppeling in gebruik nemen is zelden subsidiabel. Ontwikkel je iets technisch nieuws, bijvoorbeeld een eigen oplossing om documenten op een nieuwe manier te verwerken, dan kan de WBSO interessant zijn. Het gaat dan om het ontwikkelwerk, niet om het gebruik.

Kijk eerst of automatisering zich op zichzelf terugverdient. Een subsidie is mooi meegenomen, maar mag niet de reden zijn om te investeren. In automatisering: kosten en baten lees je hoe je dat uitrekent.

Zo bereid je een subsidieaanvraag voor

Een goede aanvraag begint met een helder plan. Deze stappen helpen:

• Beschrijf het probleem dat je wilt oplossen, en waarom bestaande oplossingen niet werken.
• Leg uit wat er nieuw is aan je aanpak. Dit is vaak de kern van de beoordeling.
• Maak een planning met fases en een begroting per fase.
• Vraag offertes met een duidelijke omschrijving van het werk. Een vaste prijs maakt je begroting sterker.
• Check de aanvraagperiode. Bij sommige regelingen moet je aanvragen voordat je begint, anders vervalt het recht.
• Houd vanaf dag één een administratie bij van uren en kosten. Dat wordt vaak gevraagd.
• Laat je aanvraag nakijken door je boekhouder of een subsidieadviseur.

Veelgemaakte fouten bij subsidies voor digitalisering

• Beginnen voordat de aanvraag is ingediend. Bij veel regelingen telt alleen werk na de aanvraag.
• Een gewone website of standaardsoftware presenteren als innovatie. Dat wordt meestal afgewezen.
• Een project groter maken dan nodig om meer subsidie te krijgen. Je betaalt zelf ook een deel.
• De administratie vergeten. Zonder bewijs van uren en kosten kan subsidie worden teruggevorderd.
• Wachten op subsidie terwijl een investering zich ook zonder steun terugverdient. Je verliest dan tijd.

Geen subsidie? Zo maak je digitalisering toch betaalbaar

Valt je project buiten de regelingen, dan zijn er andere manieren om de kosten te beperken:

• Begin klein. Automatiseer eerst het proces dat je de meeste tijd kost.
• Bouw in fases. Elke fase moet op zichzelf iets opleveren.
• Kijk naar de fiscale kant. Vraag je boekhouder hoe je de kosten verwerkt. Lees ook website kosten fiscaal.
• Maak een plan voor de lange termijn, zodat losse stappen op elkaar aansluiten. Meer daarover in digitale transformatie in het mkb.

Hoe Violexa je helpt bij digitalisering

Een subsidieaanvraag doe je het best samen met je boekhouder of een subsidieadviseur. Wat wij doen: we helpen je bepalen welke digitale stap het meeste oplevert, en we leggen het werk en de prijs vooraf duidelijk vast. Grotere projecten krijgen een vaste prijs op papier. Zo'n heldere omschrijving en begroting heb je ook nodig voor een aanvraag.

Een project voor AI en automatisering begint bij Violexa vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw), eenmalig. Een webapplicatie op maat start vanaf hetzelfde bedrag per project.

Wil je weten welke digitale stap voor jou zinvol is? Plan een gratis quickscan. In 30 minuten, online of op locatie, bespreken we je situatie. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie. Je zit nergens aan vast.

Veelgestelde vragen