Wat levert automatisering op? Dat reken je uit door de tijd die je bespaart om te zetten in geld, er de voordelen bij op te tellen die lastiger te meten zijn, en daar de eenmalige en doorlopende kosten tegenover te zetten. Bij een goed gekozen proces verdien je een automatisering vaak binnen een jaar terug. Bij een slecht gekozen proces nooit.
In dit artikel krijg je een eenvoudige manier om kosten en baten zelf uit te rekenen, een rekenvoorbeeld en een lijst met processen die meestal wel en meestal niet de moeite waard zijn.
De baten: wat levert automatisering op?
De opbrengst van automatisering zit niet alleen in bespaarde uren. Kijk naar vier soorten baten:
- Tijd: uren die jij of je medewerkers niet meer kwijt zijn aan overtypen, kopiëren en controleren.
- Minder fouten: geen verkeerde bedragen op facturen, geen vergeten orders, geen dubbele klanten. Fouten kosten tijd om te herstellen en soms een klant.
- Snelheid: een offerte die binnen een uur de deur uit is in plaats van na drie dagen, of facturen die sneller verstuurd en dus sneller betaald worden.
- Groei zonder extra mensen: meer orders of klanten aankunnen met hetzelfde team.
De eerste is het makkelijkst te meten. De andere drie zijn vaak minstens zo waardevol, maar lastiger in een getal te vangen. Neem ze mee als plus, ook als je ze niet precies kunt uitrekenen.
Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat offertes nu na drie dagen verstuurt. Als dat dezelfde dag kan, is de kans groter dat de klant niet al bij een concurrent heeft getekend. Hoeveel dat precies scheelt, weet je vooraf niet. Maar het is wel echte waarde. Ook het werkplezier telt mee: weinig mensen worden blij van overtypen, en medewerkers die minder saai werk doen, hebben meer tijd voor klanten.
De kosten van automatisering op een rij
Aan de kostenkant heb je eenmalige en doorlopende kosten:
- Bouw: het ontwerpen, bouwen en testen van de koppeling of automatisering.
- Tools en licenties: maandelijkse kosten voor bijvoorbeeld een automatiseringsplatform of een AI-model.
- Onderhoud: systemen veranderen, dus een koppeling heeft af en toe aandacht nodig.
- Jouw eigen tijd: uitleggen hoe het proces werkt, testen en je team meenemen.
Bij Violexa start een maatwerk automatisering vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw), eenmalig. Grotere projecten krijgen vooraf een vaste prijs, op papier. Daarnaast heb je meestal kleine maandelijkse kosten voor tools of AI. Die verschillen sterk per oplossing, dus vraag er altijd naar. Een overzicht van onze tarieven vind je op de pagina prijzen.
Vergelijk ook met de andere opties. Kun je hetzelfde bereiken met een functie die al in je huidige software zit? Of met een simpele tool die je zelf instelt? Dan is dat vaak de goedkoopste route.
Zo reken je de terugverdientijd van automatisering uit
Een simpele berekening is genoeg om te zien of het de moeite waard is. Volg deze stappen:
- Tel hoeveel uur per week een taak nu kost. Meet het een week lang echt, want schattingen zijn vaak te laag.
- Schat hoeveel daarvan de automatisering overneemt. Meestal blijft er wat over, zoals controle.
- Vermenigvuldig de bespaarde uren met een uurtarief. Neem het loon plus werkgeverslasten, of bij jezelf het tarief dat je anders aan een klant zou rekenen.
- Trek de maandelijkse toolkosten af. Dan heb je je besparing per maand.
- Deel de eenmalige kosten door de besparing per maand. Dat is je terugverdientijd in maanden.
Rekenvoorbeeld: facturen en orders verwerken
Een fictief voorbeeld om de som te laten zien. Een groothandel verwerkt bestellingen die per mail binnenkomen. Een medewerker typt ze over in het ordersysteem en maakt daarna de factuur in de boekhouding. Dat kost acht uur per week.
- Na automatisering blijft één uur per week over voor controle. Besparing: zeven uur per week, ongeveer dertig uur per maand.
- Uurkosten medewerker, als aanname: €40. Besparing: ongeveer €1.200 per maand.
- Toolkosten, als aanname: €50 per maand. Netto besparing: ongeveer €1.150 per maand.
- Eenmalige bouwkosten, als aanname: €3.500 excl. btw.
- Terugverdientijd: €3.500 gedeeld door €1.150 is ruim drie maanden.
Dit zijn aannames om de rekensom te laten zien, geen belofte. Jouw cijfers zijn anders. Maar het laat zien waarom een proces dat elke week terugkomt zo snel interessant wordt. Een taak van een uur per maand automatiseren levert daarentegen bijna nooit genoeg op.
Doe de som ook voor de doorlopende kosten over meerdere jaren. Een oplossing die goedkoop is om te bouwen maar hoge maandkosten heeft, kan over drie jaar duurder uitpakken dan maatwerk met lage maandkosten. En reken een kleine buffer voor onderhoud, want de systemen waarmee je koppelt veranderen ook.
Welke processen leveren het meeste op?
Automatisering loont het meest bij taken die:
- Vaak voorkomen: dagelijks of wekelijks, niet één keer per jaar.
- Steeds ongeveer hetzelfde gaan, met duidelijke regels.
- Gegevens van het ene systeem naar het andere overzetten.
- Gevoelig zijn voor fouten die veel kosten.
- Klanten laten wachten, zoals offertes of reacties op aanvragen.
Goede kandidaten zijn bijvoorbeeld offertes automatiseren, het verwerken van facturen en het koppelen van je boekhouding. Minder geschikt zijn taken die zelden voorkomen, steeds anders zijn of veel persoonlijk contact vragen. Meer voorbeelden lees je in processen automatiseren in het mkb.
Veelgemaakte fouten bij een business case voor automatisering
- De tijd van een taak schatten in plaats van meten.
- Een rommelig proces automatiseren zonder het eerst te verbeteren. Dan gaat het alleen sneller mis.
- Doorlopende kosten vergeten, zoals licenties en onderhoud.
- Alles in één keer willen automatiseren, waardoor het project groot en duur wordt.
- Geen meetpunt afspreken, zodat je achteraf niet weet of het iets heeft opgeleverd.
Samen uitrekenen wat automatisering jou oplevert
Bij Violexa kijken we eerst naar je processen en pas daarna naar techniek. We helpen je de taken te vinden met de beste verhouding tussen kosten en opbrengst, en beginnen klein, zodat je snel ziet wat het oplevert. Meer over onze aanpak lees je bij AI & automatisering.
Wil je weten wat automatisering in jouw bedrijf oplevert? Plan een gratis quickscan. In 30 minuten, online of op locatie, lopen we je processen door. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichtingen.
Veelgestelde vragen
Wat levert automatisering op voor een klein bedrijf?
Vooral tijd, minder fouten en sneller werken. Hoeveel het oplevert, hangt af van hoe vaak een taak voorkomt en hoeveel tijd die kost. Reken het uit met de bespaarde uren keer een uurtarief, min de doorlopende kosten.
Hoe bereken ik de ROI van automatisering?
Bereken de netto besparing per jaar en deel die door de totale kosten in dat jaar. Een simpelere maat is de terugverdientijd: eenmalige kosten gedeeld door de maandelijkse besparing.
Wat kost automatisering voor het mkb?
Dat hangt af van het proces en het aantal systemen. Bij Violexa start een maatwerk automatisering vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw), eenmalig. Daarnaast heb je vaak kleine maandelijkse toolkosten.
Wanneer is automatiseren niet de moeite waard?
Als een taak zelden voorkomt, steeds anders is of veel persoonlijk contact vraagt. Ook een rommelig proces kun je beter eerst verbeteren voordat je het automatiseert.
