Wat kost een CRM op maat? Dat hangt af van hoeveel functies je nodig hebt, met welke systemen het moet praten en hoeveel gegevens je moet overzetten. Een eenvoudig klantenbestand met contactmomenten en opvolging is een stuk goedkoper dan een CRM met offertes, planning, een klantportaal en koppelingen met je boekhouding. Daarna betaal je voor hosting en onderhoud, maar niet per gebruiker.
In dit artikel lees je welke onderdelen de prijs bepalen, hoe je maatwerk eerlijk vergelijkt met een standaard pakket en hoe je de kosten spreidt. Wil je eerst weten wanneer een eigen CRM zinvol is? Lees dan CRM op maat.
Wat bepaalt de kosten van een CRM op maat?
Een CRM op maat is een webapplicatie die precies doet wat jouw bedrijf nodig heeft. De prijs hangt vooral af van deze punten:
- Aantal modules: alleen klanten en contactmomenten, of ook offertes, projecten, planning, taken en rapportages.
- Gebruikersrollen: mag iedereen alles zien, of hebben verkoop, planning en directie elk hun eigen rechten?
- Koppelingen: met je boekhouding, mailbox, agenda, website-formulieren of telefonie. Lees meer in API koppeling laten maken.
- Data overzetten: klantgegevens uit Excel of een oud systeem opschonen en importeren.
- Automatisering: herinneringen, opvolgtaken of automatische e-mails.
- Gebruik op mobiel: moeten medewerkers onderweg klanten kunnen opzoeken of notities maken?
- Ontwerp en gebruiksgemak: een overzichtelijk scherm dat aansluit op hoe je team werkt.
CRM op maat of standaard pakket: kosten vergelijken
Een standaard CRM betaal je meestal per gebruiker per maand. Afhankelijk van het pakket en de functies loopt dat uiteen van enkele euro's tot tientallen euro's per gebruiker per maand. Dat is een indicatie, controleer de actuele prijs bij de aanbieder. Een CRM op maat heeft hogere startkosten, maar daarna geen licenties per gebruiker.
Om eerlijk te vergelijken, kijk je naar de totale kosten over drie tot vijf jaar. Een rekenvoorbeeld met verzonnen getallen, alleen om de methode te laten zien:
- Standaard pakket: 8 gebruikers keer €40 per maand is €320 per maand. Over vijf jaar is dat €19.200, plus eventuele extra modules en koppelingen.
- Maatwerk: een eenmalige bouwprijs plus hosting en onderhoud per maand. Groeit je team, dan stijgen de kosten nauwelijks mee.
Welke uitkomt als goedkoopste, hangt af van je team, je wensen en hoe goed een standaard pakket al past. Past een pakket bijna helemaal, dan is maatwerk vaak niet nodig. Moet je het pakket steeds omzeilen met Excel-lijstjes en handwerk, dan tellen die uren ook mee. Meer over die afweging lees je in maatwerk software of standaard pakket.
Verborgen kosten van een CRM
Bij zowel maatwerk als standaard pakketten zijn er kosten die je niet direct in de offerte ziet:
- Gegevens opschonen: dubbele klanten, oude adressen en lege velden. Dat kost vaak meer tijd dan verwacht.
- Training en invoering: een CRM werkt alleen als iedereen het gebruikt. Plan tijd in om je team mee te nemen.
- Hosting en back-ups: een CRM bevat klantgegevens en moet veilig en betrouwbaar draaien.
- Onderhoud en updates: beveiliging, nieuwe browserversies en kleine verbeteringen.
- Uitbreidingen: als het CRM goed werkt, komen er vanzelf nieuwe wensen.
Neem deze posten vanaf het begin mee in je begroting. Wat onderhoud van maatwerk software ongeveer inhoudt, lees je in onderhoud webapplicatie kosten.
Kosten spreiden: bouw je CRM in fases
Je hoeft niet alles in één keer te bouwen. Een gefaseerde aanpak houdt de eerste investering laag en voorkomt dat je betaalt voor functies die niemand gebruikt:
- Fase 1: de kern. Klanten, contactpersonen, notities en opvolgtaken. Hiermee vervang je meestal al de losse Excel-lijsten.
- Fase 2: verkoop. Offertes, een overzicht van lopende kansen en herinneringen om op te volgen.
- Fase 3: koppelingen. Boekhouding, mailbox of website-formulieren, zodat gegevens niet dubbel worden ingevoerd.
- Fase 4: extra's. Rapportages, een klantportaal of een mobiele weergave voor buitendienst.
Na elke fase gebruik je het systeem een tijdje en kijk je wat er echt nodig is. Vaak blijkt dan dat sommige wensen van de oorspronkelijke lijst niet meer belangrijk zijn.
Een fase-aanpak is ook goed voor je team. Mensen wennen stap voor stap aan het nieuwe systeem, in plaats van in één keer alles anders te moeten doen. En je merkt sneller wat er in de praktijk wringt, zodat de volgende fase beter aansluit.
Wanneer betaalt een CRM op maat zich terug?
Een eigen CRM is een investering. Of die zich terugbetaalt, hangt af van hoeveel tijd en omzet je nu verliest. Let op deze signalen:
- Je team zoekt dagelijks informatie op in verschillende Excel-bestanden, mailboxen en notitieboekjes.
- Offertes worden niet opgevolgd omdat niemand precies weet wat er openstaat.
- Gegevens worden twee of drie keer ingevoerd: in je CRM, je planning en je boekhouding.
- Je betaalt voor een standaard pakket waarvan je maar een klein deel gebruikt, en mist juist de functie die je wel nodig hebt.
- Je licentiekosten stijgen elke keer dat er iemand bij komt.
Reken uit hoeveel uur per week je team kwijt is aan zoeken, overtypen en nabellen. Vermenigvuldig dat met een uurtarief en een jaar. Dat getal geeft je een eerlijk beeld van wat het huidige systeem je kost, en wat een betere oplossing mag kosten.
Zo houd je de kosten van je CRM op maat laag
- Schrijf op hoe je nu werkt, stap voor stap. Hoe duidelijker het proces, hoe minder tijd het ontwerp kost.
- Maak onderscheid tussen moet en mag. Bouw eerst wat moet.
- Schoon je gegevens zelf op voordat ze worden overgezet.
- Gebruik bestaande diensten waar dat kan, zoals je boekhoudpakket voor facturen, en koppel ze in plaats van alles opnieuw te bouwen.
- Vraag om een vaste prijs per fase, zodat je niet verrast wordt.
- Zorg dat jij eigenaar bent van de code en de gegevens.
Een CRM op maat laten bouwen bij Violexa
Bij Violexa bouwen we webapplicaties en software op maat, waaronder CRM-systemen. Een webapplicatie op maat begint bij €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project, inclusief ontwerp, ontwikkeling, een ontwerp dat werkt op elk scherm en training. Een CRM met meerdere modules is meestal een groter project. Dat krijgt vooraf een vaste prijs op papier.
Na de lancering kun je kiezen voor een onderhoudspakket: Silver €179 (€217 incl. btw), Gold €299 (€362 incl. btw) of Platinum €699 (€846 incl. btw) per maand excl. btw.
Wil je weten wat een CRM op maat voor jouw bedrijf zou kosten? Plan een gratis quickscan. In 30 minuten, online of op locatie, bespreken we hoe je nu werkt. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichtingen.
Veelgestelde vragen
Is een CRM op maat duurder dan een standaard CRM?
Bij de start meestal wel. Over meerdere jaren kan het goedkoper uitvallen, omdat je niet per gebruiker per maand betaalt. Het hangt af van je teamgrootte, je wensen en hoe goed een standaard pakket al past.
Wat zijn de maandelijkse kosten van een CRM op maat?
Na de bouw betaal je vooral voor hosting en onderhoud. Er zijn geen licentiekosten per gebruiker. De hoogte hangt af van hoe zwaar het systeem is en hoeveel ondersteuning je wilt.
Hoe lang duurt het om een CRM op maat te laten bouwen?
Een eerste versie met de kernfuncties kan vaak binnen een paar weken tot enkele maanden klaar zijn. Grotere systemen met veel koppelingen duren langer. Door in fases te bouwen, kun je eerder starten met de basis.
Kan ik mijn klantgegevens uit Excel overzetten naar een CRM?
Ja, dat kan bijna altijd. Wel is het slim om de gegevens eerst op te schonen: dubbele klanten samenvoegen en oude gegevens verwijderen. Hoe schoner je data, hoe sneller en goedkoper het overzetten gaat.
