De kosten voor onderhoud van een webapplicatie worden vaak vergeten als je een offerte bekijkt. Toch is software na de oplevering niet klaar. Er komen updates, beveiligingslekken in gebruikte pakketten, nieuwe wensen en soms storingen. Wie dat niet regelt, heeft na een paar jaar een systeem dat veroudert en steeds duurder wordt om te repareren.
In dit artikel lees je wat onderhoud precies inhoudt, welke kosten erbij horen en hoe je een goede afspraak maakt met je ontwikkelaar.
Wat houdt onderhoud van een webapplicatie in?
Onderhoud is een verzamelnaam. Het helpt om het op te splitsen in vier soorten werk:
- Technisch onderhoud: updates van het framework, de programmeertaal en gebruikte pakketten. Zonder deze updates blijven bekende beveiligingslekken open.
- Beheer: hosting, back-ups, monitoring en het oplossen van storingen.
- Kleine aanpassingen: een extra veld, een tekst in een mail wijzigen, een rapport aanpassen.
- Doorontwikkeling: nieuwe functies en grotere uitbreidingen, als je bedrijf groeit of verandert.
De eerste twee zijn eigenlijk altijd nodig. De laatste twee hangen af van hoe actief je de software wilt verbeteren. Doorontwikkeling kun je ook per project afspreken, met een eigen prijs vooraf. Dan blijft het vaste onderhoud overzichtelijk en beslis je per uitbreiding of je die wilt.
Welke kosten horen bij software onderhoud?
Bij het onderhoud van maatwerk software kom je meestal deze posten tegen:
- Hosting en database: de servers waar je applicatie draait. Zie hosting voor een webapplicatie.
- Externe diensten: bijvoorbeeld voor e-mail versturen, sms, betalingen of kaarten. Die rekenen vaak per gebruik.
- Licenties: als er betaalde onderdelen in de software zitten.
- Uren van de ontwikkelaar: voor updates, controles, kleine wijzigingen en storingen.
- Domeinnaam en certificaten: meestal klein, maar wel jaarlijks.
Prijzen van externe diensten veranderen regelmatig. Vraag daarom om een overzicht van wat er nu gebruikt wordt, met een indicatie van de kosten, en controleer de actuele prijs bij de aanbieder.
Hoeveel kost onderhoud van een webapplicatie per maand?
Dat hangt af van de omvang van het systeem, het aantal gebruikers en hoe kritisch het is voor je bedrijf. Een klein intern systeem dat een paar collega's gebruiken, vraagt minder dan een klantportaal waar honderden mensen op inloggen. Een paar vragen helpen om in te schatten wat je nodig hebt:
- Hoe erg is het als het systeem een dag niet werkt?
- Staan er persoonsgegevens of financiële gegevens in?
- Hoeveel koppelingen met andere systemen zijn er? Elke koppeling kan stuk gaan als de andere partij iets wijzigt.
- Wil je het systeem blijven uitbreiden, of moet het vooral stabiel blijven draaien?
Hoe meer van deze vragen je met ja beantwoordt, hoe zwaarder het onderhoud dat je nodig hebt. Wil je de totale kosten van een project inschatten, lees dan ook wat kost een webapplicatie.
Wat gebeurt er als je het onderhoud overslaat?
Geen onderhoud lijkt in het begin een besparing. Het systeem werkt toch? Maar de kosten schuiven alleen vooruit, en worden meestal groter. Dit zie je vaak gebeuren:
- Een koppeling stopt ineens, omdat de andere partij iets heeft veranderd. Niemand merkt het tot een klant belt.
- Er komt een beveiligingslek naar buiten in een pakket dat je gebruikt, en er is niemand die het snel kan dichten.
- Na een paar jaar is de gebruikte techniek zo oud dat een update bijna een herbouw is.
- De oorspronkelijke bouwer is niet meer beschikbaar en een nieuwe partij moet eerst alles uitzoeken.
Regelmatig klein onderhoud is bijna altijd goedkoper dan eens in de zoveel jaar een grote reparatie. Het voelt minder urgent, maar het houdt je systeem gezond en voorspelbaar.
Onderhoudscontract of losse uren?
Je kunt onderhoud op twee manieren regelen. Allebei hebben ze voor- en nadelen.
- Onderhoudscontract: een vast bedrag per maand voor afgesproken werk. Voordelen: voorspelbare kosten, updates gebeuren vanzelf en je hebt voorrang bij problemen. Nadeel: je betaalt ook in maanden waarin weinig gebeurt.
- Losse uren: je betaalt alleen als er iets gedaan wordt. Voordeel: geen vaste kosten. Nadeel: updates worden vaak uitgesteld, en bij een storing moet je hopen dat er snel iemand tijd heeft.
Voor software waar je bedrijf op draait, is een contract meestal de veiligere keuze. Losse uren passen beter bij een klein hulpmiddel dat niet kritisch is.
Waar let je op in een SLA voor je webapplicatie?
Een SLA (service level agreement) is de afspraak over wat je mag verwachten van het onderhoud. Lees die goed en let op:
- Reactietijd: hoe snel reageert iemand bij een storing? Geldt dat ook buiten kantoortijd?
- Wat er in het bedrag zit: updates, back-ups, monitoring, een aantal uur voor wijzigingen?
- Wat er niet in zit en tegen welk tarief dat wordt gerekend.
- Looptijd en opzegtermijn.
- Wat er gebeurt met je code en gegevens als je stopt of overstapt.
Veelgemaakte fouten bij het onderhoud van maatwerk software
- Onderhoud niet meenemen in de begroting. Dan lijkt de goedkoopste offerte het voordeligst, terwijl het over een paar jaar anders uitpakt. Zie ook offertes webbureaus vergelijken.
- Updates jarenlang overslaan. Dan wordt de sprong naar een nieuwe versie groot en duur.
- Geen documentatie. Als alleen de oorspronkelijke bouwer weet hoe het werkt, ben je afhankelijk.
- Geen eigenaarschap over de code. Zorg dat jij eigenaar bent, zodat je altijd kunt overstappen.
Onderhoudspakketten van Violexa
Bij Violexa bouwen we webapplicaties op maat vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project. Voor de periode daarna hebben we drie onderhoudspakketten, zodat updates, back-ups en kleine wijzigingen geregeld zijn:
- Silver: €179 per maand excl. btw (€217 incl. btw).
- Gold: €299 per maand excl. btw (€362 incl. btw).
- Platinum: €699 per maand excl. btw (€846 incl. btw).
De eerste 12 maanden zijn vast. Daarna is elk pakket maandelijks opzegbaar per e-mail, met 1 maand opzegtermijn. Welk pakket past, hangt af van je systeem en hoe kritisch het is. Bekijk alle bedragen op onze prijzenpagina.
Wil je weten welk onderhoud jouw applicatie nodig heeft? Plan een gratis quickscan. In 30 minuten, online of op locatie, bespreken we je situatie. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichting.
Veelgestelde vragen
Wat kost onderhoud van een webapplicatie?
Dat hangt af van de omvang, het aantal gebruikers en hoe kritisch het systeem is. Reken op hosting, externe diensten en uren voor updates en wijzigingen. Bij Violexa beginnen onderhoudspakketten bij €179 per maand excl. btw (€217 incl. btw).
Is onderhoud van software echt nodig?
Ja, als je het systeem veilig en werkend wilt houden. Gebruikte pakketten krijgen regelmatig beveiligingsupdates, en koppelingen met andere systemen veranderen. Zonder onderhoud veroudert software snel.
Wat is een SLA?
Een SLA is een service level agreement: een afspraak over wat je van het onderhoud mag verwachten. Denk aan reactietijden bij storingen, wat er in het bedrag zit en hoe lang het contract loopt.
Kan ik onderhoud bij een andere partij onderbrengen dan de bouwer?
Dat kan, als jij eigenaar bent van de code en er goede documentatie is. Een nieuwe partij heeft dan wel even tijd nodig om het systeem te leren kennen. Spreek eigendom daarom vooraf af.
