Software voor een zorgpraktijk: standaard of op maat?

Welke software gebruikt een zorgpraktijk meestal?

• Een praktijk- of dossierpakket voor het cliëntdossier, verslaglegging en vaak ook declareren bij zorgverzekeraars.
• Een agenda met online afspraken maken en herinneringen.
• Beveiligd mailen of berichten met cliënten.
• Een website met informatie over de praktijk, behandelingen en vergoedingen.
• Boekhoudsoftware.
• Soms losse tools voor vragenlijsten, oefenprogramma's of videobellen.

Veel praktijkpakketten zijn gemaakt voor een specifieke beroepsgroep en regelen de dossierplicht en declaraties al goed. Dat bouw je niet zomaar zelf na, en dat hoeft meestal ook niet. De vraag is vooral wat er om dat pakket heen gebeurt.

Daar zit vaak het meeste handwerk. Denk aan een cliënt die online een afspraak maakt, waarna jij zijn gegevens nog met de hand in het dossier zet. Of een verwijzing die per mail binnenkomt en die je eerst moet printen en scannen. Zulke kleine stappen lijken onschuldig, maar bij tientallen cliënten per week tellen ze flink op. Bovendien sluipen er bij overtypen makkelijk fouten in.

Standaard praktijksoftware of software op maat?

Begin altijd met de vraag: kan een standaard pakket dit al? Standaard software is sneller ingericht, de leverancier zorgt voor updates en je deelt de kosten met veel andere praktijken. Maatwerk is pas zinvol als je tegen echte grenzen aanloopt.

• Je werkt met meerdere systemen die niet met elkaar praten, en je typt dezelfde gegevens twee of drie keer over.
• Je praktijk heeft een werkwijze die in geen enkel pakket past, bijvoorbeeld een eigen behandelprogramma met vaste stappen.
• Je wilt cliënten een eigen omgeving geven met oefeningen, vragenlijsten of voortgang, die je pakket niet biedt.
• Je wilt rapportages over je praktijk die je nu met de hand in Excel maakt.

Herken je één of meer van deze punten, dan is een koppeling of een kleine maatwerkapplicatie vaak slimmer dan overstappen naar een ander groot pakket. Lees ook ons artikel over maatwerk of standaard software voor een bredere afweging.

Wat kun je laten bouwen rond je praktijksoftware?

Maatwerk voor een zorgpraktijk betekent zelden een volledig eigen dossiersysteem. Vaker gaat het om slimme aanvullingen.

• Een online intakeformulier dat de antwoorden veilig klaarzet, zodat je de intake niet hoeft over te typen.
• Een cliëntportaal met oefeningen, uitleg en vragenlijsten tussen de afspraken door. Zie ook klantportaal laten maken.
• Een koppeling tussen je agenda, je website en je praktijkpakket.
• Een dashboard met wachttijden, bezetting of no-shows, zonder handwerk.
• Automatische herinneringen of follow-upberichten na een behandeltraject.

Zo'n koppeling werkt via een API: een vaste manier waarop twee systemen gegevens uitwisselen. Niet elk praktijkpakket biedt die. Vraag dat dus eerst na bij je leverancier, voordat je iets laat bouwen. Meer uitleg vind je in ons artikel over een API-koppeling laten maken.

Privacy en beveiliging van zorgsoftware

Gegevens over gezondheid zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens. Daar gelden strengere regels voor dan voor gewone gegevens. Dat geldt voor je dossierpakket, maar net zo goed voor een intakeformulier op je website of een berichtje via een app.

• Verzamel alleen gegevens die je echt nodig hebt.
• Zorg dat gegevens versleuteld worden verstuurd en opgeslagen.
• Beperk wie wat kan zien, met eigen accounts en sterke inlog, bij voorkeur met een tweede stap zoals een code op je telefoon.
• Leg vast wie toegang had tot welk dossier.
• Sluit met elke leverancier die gegevens voor je verwerkt een verwerkersovereenkomst.
• Let op waar gegevens staan. Servers binnen de EU maken het meestal eenvoudiger.
• Gebruik geen gewone chatapps of gratis AI-tools voor cliëntgegevens.

In de Nederlandse zorg wordt voor informatiebeveiliging vaak de norm NEN 7510 gebruikt. Vraag leveranciers hoe zij daarmee omgaan. Dit artikel is geen juridisch advies. Twijfel je over wat voor jouw praktijk geldt, vraag het dan aan een jurist, je beroepsvereniging of kijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer over het veilig bouwen van software lees je in veilige software voor het mkb.

Zo pak je een softwaretraject voor je praktijk aan

• Schrijf op waar het nu knelt. Welke taken kosten veel tijd, waar gaan dingen mis, wat typ je dubbel?
• Kijk eerst of je huidige pakket het kan, eventueel met een andere instelling of module.
• Bepaal wat het minimaal moet doen om je probleem op te lossen. Begin klein.
• Check welke koppelingen mogelijk zijn met je huidige systemen.
• Laat een plan maken met een vaste prijs en een duidelijke planning.
• Test het eerst zelf, daarna met een paar cliënten, voordat je het breed inzet.
• Spreek af wie het onderhoud doet en wat dat kost.

Veelgemaakte fouten bij zorgsoftware

• Alles in één keer willen vervangen, terwijl één koppeling het probleem al zou oplossen.
• Een mooi intakeformulier op de website dat de antwoorden gewoon per mail verstuurt.
• Geen afspraken over wie de gegevens beheert als de bouwer stopt.
• Geen rekening houden met collega's of cliënten die minder digitaal zijn. Houd het simpel en goed leesbaar.
• Vergeten om onderhoud en beveiligingsupdates mee te rekenen.

Software voor je zorgpraktijk laten bouwen bij Violexa

Violexa bouwt webapplicaties, koppelingen en automatiseringen voor kleine en groeiende bedrijven. Bij een zorgpraktijk kijken we eerst wat je bestaande pakket al kan. Alleen wat ontbreekt, bouwen we erbij. Webapplicaties op maat beginnen vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project. Voor grotere trajecten krijg je vooraf een vaste prijs op papier. Voor onderhoud zijn er pakketten vanaf €179 excl. btw (€217 incl. btw) per maand.

Meer over hoe we werken lees je bij webapplicaties en software.

Wil je sparren over de software in jouw praktijk? Vraag een gratis quickscan aan. Dat is een gesprek van 30 minuten, online of op locatie. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichtingen.

Veelgestelde vragen