Dashboard op maat: al je bedrijfscijfers op één scherm

Wat doet een dashboard op maat precies?

Een dashboard doet drie dingen. Het haalt gegevens op uit je systemen, zoals boekhouding, CRM, webshop of planning. Het rekent die gegevens om naar cijfers die je begrijpt, zoals marge per klus of aantal aanvragen per week. En het toont ze in grafieken, tabellen en signalen die je in een paar seconden leest.

Het verschil met een rapport is dat een dashboard altijd actueel is. Je hoeft niet te wachten tot iemand aan het eind van de maand een overzicht maakt. Afhankelijk van de bronnen ververst het elke paar minuten, elk uur of elke nacht.

Een voorbeeld. Een installatiebedrijf wil elke maandag weten hoeveel offertes openstaan, hoeveel klussen deze week gepland zijn en welke facturen te laat zijn. Nu zoekt iemand dat in drie systemen op. Met een dashboard op maat staat het er gewoon, elke ochtend opnieuw, en zie je meteen waar je moet bijsturen.

Welke cijfers horen in een KPI dashboard?

KPI staat voor key performance indicator: een cijfer dat laat zien of je op koers ligt. De valkuil is te veel tonen. Een dashboard met dertig grafieken bekijkt niemand. Kies vijf tot tien cijfers waar je echt op stuurt.

• Verkoop: omzet deze maand tegenover vorige maand, openstaande offertes, gemiddelde orderwaarde.
• Marketing: aantal aanvragen per bron, kosten per aanvraag, bezoekers uit Google.
• Uitvoering: geplande en afgeronde klussen, bezetting van je team, doorlooptijd.
• Financieel: openstaande facturen, achterstallige betalingen, marge per product of klus.
• Klant: aantal klachten of herhaalaankopen, nieuwe reviews.

Een goede test: zou je anders handelen als dit cijfer omhoog of omlaag gaat? Zo niet, dan hoort het waarschijnlijk niet op je dashboard.

Waar komt de data vandaan?

Een dashboard is zo goed als de gegevens die erin gaan. De meeste moderne software heeft een API, een vaste ingang waarlangs andere programma's gegevens kunnen ophalen. Daarmee koppel je je dashboard aan je bronnen. Hoe zo'n verbinding werkt, lees je in API koppeling laten maken.

• Boekhoudpakket voor omzet, facturen en betalingen.
• CRM voor leads, offertes en klanten.
• Webshop voor bestellingen en producten.
• Google Analytics voor bezoekers en conversies op je website.
• Je eigen planning of urenregistratie.
• Excel-bestanden, als tussenstap, al is dat minder betrouwbaar.

Vaak blijkt bij het bouwen van een dashboard dat gegevens niet kloppen: dezelfde klant staat twee keer in het CRM, of klussen hebben geen vaste categorie. Dat is geen probleem van het dashboard, maar het wordt er wel zichtbaar door. Plan tijd in om dat op te schonen.

Standaard dashboard software of maatwerk?

Er zijn goede standaard tools, zoals Power BI, Looker Studio of de rapportages in je boekhoudpakket. Wanneer kies je wat?

• Standaard tool: goed als je bronnen bekende pakketten zijn waarvoor kant-en-klare koppelingen bestaan, en als jij of een medewerker tijd heeft om het zelf in te richten en bij te houden.
• Dashboard in je bestaande software: veel pakketten hebben een eigen overzicht. Prima als al je cijfers in dat ene pakket staan.
• Dashboard op maat: past als je gegevens uit veel verschillende systemen samenkomen, als je eigen berekeningen nodig hebt, of als het dashboard deel moet zijn van je eigen webapplicatie of klantportaal.

Een maatwerk dashboard heeft nog een voordeel: je kunt bepalen wie wat ziet. Een monteur ziet zijn eigen planning, een manager de marge, een klant alleen zijn eigen orders. Dat is in losse tools vaak lastiger te regelen. Let bij standaard tools ook op licentiekosten per gebruiker; die lopen op als je team groeit (indicatie, controleer de actuele prijs).

Zo pak je een dashboard laten maken aan

• Begin bij je vragen, niet bij de grafieken. Welke vragen wil je elke maandagochtend beantwoord zien?
• Koppel elke vraag aan een cijfer en aan een bron.
• Controleer of die bronnen goed te koppelen zijn en of de data klopt.
• Maak een eerste versie met een paar cijfers en gebruik die twee weken echt.
• Schrap wat je niet bekijkt en voeg toe wat je mist.
• Spreek af wie verantwoordelijk is voor de juistheid van de gegevens.

Wil je de rapportages die je nu handmatig maakt helemaal automatiseren, lees dan ook rapportages automatiseren. Werk je nu vooral met spreadsheets, dan is Excel vervangen door software misschien de eerste stap.

Veelgemaakte fouten bij een bedrijfsdashboard

• Te veel cijfers tegelijk, waardoor de belangrijkste niet meer opvallen.
• Cijfers zonder vergelijking. Een omzet van een bedrag zegt weinig zonder vorige maand of een doel ernaast.
• Geen eigenaar. Als niemand de data bewaakt, verliest iedereen na een tijdje het vertrouwen.
• Persoonsgegevens tonen die niet nodig zijn. Toon liever totalen, met het oog op de AVG.
• Bouwen en vergeten. Je bedrijf verandert, dus je dashboard moet meegroeien.

Een dashboard op maat laten maken door Violexa

Bij Violexa bouwen we dashboards als onderdeel van AI & automatisering: we koppelen je bronnen, rekenen de cijfers uit en tonen ze zo dat je er in een paar seconden mee verder kunt. Violexa is een kleine studio met founder Hisham, vanuit Amsterdam, voor bedrijven in heel Nederland.

Een automatiseringsproject start vanaf €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw), eenmalig. Bij een groter dashboard met veel bronnen krijg je vooraf een vaste prijs op papier. Als je dashboard ook later goed moet blijven draaien, kan dat met een onderhoudspakket vanaf €179 excl. btw (€217 incl. btw) per maand.

Wil je weten welke cijfers je nu mist en hoe je ze op één scherm krijgt? Vraag een gratis quickscan aan. Een gesprek van 30 minuten, online of op locatie, met daarna kort schriftelijk advies en een prijsindicatie. Zonder verplichting.

Veelgestelde vragen