Voorraadbeheer software op maat is een systeem dat precies bijhoudt wat je op voorraad hebt, waar het ligt en wanneer je moet bijbestellen, ingericht op hoe jouw bedrijf werkt. Het loont vooral als standaardpakketten niet aansluiten op je producten, je locaties of je andere systemen, of als je voorraad nu nog in Excel en losse lijstjes zit.
In dit artikel lees je wanneer je voorraadbeheer toe is aan een beter systeem, welke functies belangrijk zijn, wanneer maatwerk beter past dan een standaardpakket en hoe je zo'n project aanpakt.
Signalen dat je voorraadbeheer beter kan
Veel bedrijven beginnen met een Excel-lijst. Dat werkt prima, tot het niet meer werkt. Herken je een paar van deze punten, dan is het tijd voor een beter voorraadbeheersysteem:
- Je verkoopt iets online dat niet meer op voorraad blijkt te zijn.
- Je ontdekt pas dat iets op is als een klant of monteur erom vraagt.
- Er ligt geld vast in voorraad die nauwelijks beweegt.
- De telling in de lijst klopt bijna nooit met wat er echt op de plank ligt.
- Meerdere mensen werken in dezelfde lijst en overschrijven elkaars wijzigingen.
- Je voorraad zit op meerdere plekken: magazijn, winkel, bussen of bij klanten.
- Bestellen bij leveranciers is handwerk en hangt af van één persoon.
Herken je vooral het Excel-probleem, lees dan ook Excel vervangen door software. Daar gaat het over de bredere overstap.
Welke functies heeft goede voorraadbeheer software?
De basis is voor bijna elk bedrijf hetzelfde. Daarna verschilt het sterk per branche.
- Actuele voorraad per artikel en per locatie, in één overzicht.
- Inboeken van ontvangen goederen en uitboeken bij verkoop of gebruik.
- Minimumvoorraad per artikel, met een melding als je eronder komt.
- Bestelvoorstellen of automatische inkooporders bij leveranciers.
- Scannen met barcode of QR-code via een handscanner of telefoon.
- Voorraadtellingen, met verschillen tussen systeem en werkelijkheid.
- Historie: wie heeft wat wanneer gepakt, verplaatst of aangepast.
- Rapportages over omloopsnelheid, waarde van de voorraad en artikelen die stilliggen.
Voor sommige bedrijven zijn extra functies belangrijk. Denk aan houdbaarheidsdatums en partijnummers in voeding of zorg, serienummers bij apparatuur, materiaal per project bij installateurs, of samengestelde producten die uit losse onderdelen bestaan.
Let ook op wie het systeem gebruikt. Op kantoor wil je overzichten en rapportages. In het magazijn of in de bus wil je grote knoppen, scannen en zo min mogelijk typen. Goede voorraadbeheer software heeft daarom vaak twee gezichten: een uitgebreide beheeromgeving en een eenvoudige app voor onderweg. Hoe beter dat laatste deel werkt, hoe vaker medewerkers het echt gebruiken en hoe beter je voorraad klopt.
Voorraadbeheer koppelen aan je webshop en andere systemen
Voorraad staat zelden op zichzelf. De echte winst zit vaak in koppelingen. Verkoop je via een webshop en een fysieke winkel, dan wil je dat de voorraad op beide plekken direct bijwerkt. Werk je met monteurs, dan wil je dat materiaal dat ze gebruiken automatisch van de bus wordt afgeboekt en op de factuur komt.
- Webshop of marketplace: voorraad automatisch bijwerken na elke bestelling.
- Boekhouding: inkoopfacturen en voorraadwaarde zonder dubbel invoeren.
- Kassasysteem: winkelverkopen direct afboeken.
- Planning of werkbonnen: materiaal per klus registreren.
- Leveranciers: bestellingen digitaal versturen of prijslijsten inlezen.
Zo'n koppeling loopt meestal via een API, een digitale verbinding tussen twee systemen. Hoe dat werkt en waar je op let, lees je in een API-koppeling laten maken.
Begin bij de koppeling die nu het meeste handwerk of de meeste fouten veroorzaakt. Bij een webshop is dat vaak de voorraadstand, bij een installatiebedrijf meestal het materiaal per klus. Een tweede koppeling bouw je pas als de eerste goed loopt.
Standaard voorraadbeheer software of maatwerk?
Er zijn veel kant-en-klare pakketten voor voorraadbeheer, los of als onderdeel van een boekhoud- of ERP-pakket. Voor een bedrijf met een overzichtelijk assortiment en standaard processen zijn die vaak een goede start. Ze zijn snel in gebruik en worden door de leverancier onderhouden.
Voorraadbeheer software op maat is vaak de betere keuze als:
- je processen afwijken van wat standaardpakketten verwachten, bijvoorbeeld bij verhuur, samengestelde producten of voorraad bij klanten;
- je meerdere systemen hebt die een standaardpakket niet goed koppelt;
- je medewerkers in het magazijn of onderweg een heel simpele, snelle interface nodig hebben;
- je betaalt voor een groot pakket terwijl je maar een klein deel gebruikt;
- de kosten per gebruiker oplopen naarmate je groeit.
Er is ook een tussenweg: een standaardpakket als basis, met een eigen app of koppeling voor het deel dat niet past. De afwegingen staan uitgebreider in maatwerk of standaard software.
Zo pak je voorraadbeheer software op maat aan
- Breng je huidige werkwijze in kaart: waar komt voorraad binnen, waar gaat hij heen, en wie doet wat?
- Bepaal de belangrijkste problemen. Wat kost nu de meeste tijd of het meeste geld?
- Schrijf op welke functies in de eerste versie moeten en welke later kunnen.
- Ruim je artikelbestand op: dubbele artikelen samenvoegen, vaste codes en eenheden afspreken.
- Laat een eerste versie bouwen en test die in de praktijk, in het magazijn of de winkel.
- Doe een volledige telling voordat je live gaat, zodat je met een kloppende voorraad start.
- Breid daarna stap voor stap uit met koppelingen en rapportages.
Veelgemaakte fouten bij voorraadbeheer
- Een nieuw systeem invoeren met een rommelig artikelbestand. Dan neem je de chaos gewoon mee.
- Alleen aan kantoor denken en niet aan de mensen die echt in het magazijn werken.
- Geen vaste momenten voor tellingen, waardoor fouten zich ophopen.
- Alles in één keer willen automatiseren in plaats van te beginnen met de grootste pijn.
- Uitzonderingen buiten het systeem om regelen, met een briefje of een appje. Dan klopt de voorraad nooit.
Voorraadbeheer software laten bouwen bij Violexa
Bij Violexa bouwen we webapplicaties en software op maat voor het mkb, waaronder systemen voor voorraad, planning en administratie. Een webapplicatie werkt in de browser, op computer, tablet en telefoon, en kan koppelen met je webshop of boekhouding. Webapplicaties op maat beginnen bij €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw). Een uitgebreider voorraadsysteem met koppelingen kost meer. Daarvoor krijg je vooraf een vaste prijs op papier.
Wil je weten of voorraadbeheer software op maat iets oplevert voor jouw bedrijf? Plan een gratis quickscan. In 30 minuten bespreken we hoe je nu werkt, online of op locatie. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichtingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost voorraadbeheer software op maat?
Dat hangt af van het aantal functies, locaties en koppelingen. Bij Violexa beginnen webapplicaties op maat bij €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw). Voor een uitgebreider systeem krijg je vooraf een vaste prijs op papier.
Kan ik voorraadbeheer gewoon in Excel blijven doen?
Bij een klein assortiment en één persoon die de lijst bijhoudt kan dat prima. Werk je met meerdere mensen, locaties of verkoopkanalen, dan raakt Excel snel achter op de werkelijkheid en ontstaan fouten.
Kan voorraadbeheer software met barcodes werken?
Ja. Je kunt artikelen scannen met een handscanner of met de camera van een telefoon of tablet. Dat maakt in- en uitboeken sneller en voorkomt typefouten.
Hoe koppel ik mijn voorraad aan mijn webshop?
Via een koppeling tussen je voorraadsysteem en je webshop, meestal met een API. Na elke bestelling wordt de voorraad dan automatisch bijgewerkt, en omgekeerd ziet je webshop direct wat er nog beschikbaar is.
