Urenregistratie software op maat: grip op je uren

Waarom goede urenregistratie geld oplevert

Voor dienstverleners, installateurs, bureaus en iedereen die op uurbasis werkt, zijn uren je omzet. Uren die niet of te laat worden geschreven, worden vaak niet gefactureerd. En zonder betrouwbare uren weet je niet welke klussen of klanten winstgevend zijn.

• Je factureert alle gewerkte uren, ook de kleine klusjes tussendoor.
• Je ziet per project of klant of je binnen het budget blijft.
• Je kunt beter offreren, omdat je weet hoeveel tijd vergelijkbaar werk echt kost.
• Salarisadministratie en overuren kloppen, zonder napraten.
• Je hebt een onderbouwing als een klant vraagt waar de uren aan besteed zijn.

Een klein rekenvoorbeeld maakt het concreet. Vergeet elke medewerker per week een half uur te schrijven, dan loopt dat bij een team van tien mensen al snel op tot vijf uur per week die je niet factureert. Over een jaar is dat een flink bedrag, voor werk dat wel gedaan is. Reken het eens uit met je eigen uurtarief.

Signalen dat je urenregistratie toe is aan iets beters

• Uren komen binnen op papier, in de mail of via appjes en moeten worden overgetypt.
• Aan het eind van de maand ben je dagen bezig om uren na te jagen en te controleren.
• Je weet pas na afloop van een project of het winstgevend was.
• Medewerkers vullen uren pas na een week in en moeten raden wat ze gedaan hebben.
• Uren, planning en facturatie staan in drie losse systemen die niet met elkaar praten.
• Je standaardpakket heeft geen ruimte voor jouw manier van werken, zoals toeslagen, ploegen of vaste prijzen per klus.

Welke functies horen in urenregistratie software?

De basis is eenvoudig: wie heeft wanneer hoeveel uur aan wat gewerkt. Daaromheen bouw je wat jouw bedrijf nodig heeft.

• Uren invoeren per dag, per project en per taak, op telefoon en computer.
• Een timer die je start en stopt, voor wie liever live registreert.
• Verschillende soorten uren, zoals declarabel, niet-declarabel, reistijd, overuren of verlof.
• Tarieven per klant, project of medewerker.
• Goedkeuring door een leidinggevende of projectleider.
• Overzichten per project met budget, bestede uren en wat er nog over is.
• Export naar facturatie en salarisadministratie.
• Herinneringen aan medewerkers die hun uren nog niet hebben ingevuld.

Voor bedrijven met mensen op locatie kunnen extra functies handig zijn. Denk aan werkbonnen met handtekening van de klant, materiaal per klus of het registreren van start- en eindtijd op het werkadres. Wees bij locatiegegevens wel terughoudend: het volgen van medewerkers raakt aan hun privacy en de AVG. Vraag bij twijfel advies aan een jurist of kijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Denk ook na over de kant van de beheerder. Een projectleider wil in één scherm zien welke uren nog moeten worden goedgekeurd. De administratie wil per maand een kloppende export. En jij als eigenaar wilt per project zien hoe de uren zich verhouden tot het budget, liefst terwijl het project nog loopt. Die overzichten zijn vaak de reden om voor maatwerk te kiezen.

Urenregistratie op maat of een standaardpakket?

Er zijn veel goede standaardpakketten voor urenregistratie. Voor een klein team met eenvoudige projecten zijn ze vaak een prima keuze. Je betaalt per gebruiker per maand en bent snel aan de slag.

Urenregistratie software op maat is vaak beter als:

• je met complexe tarieven, toeslagen of cao-regels werkt die een pakket niet aankan;
• uren direct moeten koppelen aan je eigen planning, CRM of werkbonnen;
• je medewerkers een heel simpele app nodig hebben zonder overbodige knoppen;
• je al meerdere pakketten betaalt die samen niet goed werken;
• de kosten per gebruiker stevig oplopen als je team groeit.

Vaak hoort urenregistratie bij een groter geheel. Plan je ook mensen en klussen in, lees dan planningssoftware op maat. Wil je de keuze tussen kopen en laten bouwen beter begrijpen, lees dan maatwerk of standaard software.

Uren koppelen aan facturatie en boekhouding

De grootste tijdwinst zit meestal na het invullen. Goedgekeurde uren kunnen automatisch een conceptfactuur maken, per klant en per project. Die gaat dan via een koppeling naar je boekhoudpakket, zodat niemand nog uren overtypt. Op dezelfde manier kunnen uren en overuren naar de salarisadministratie.

Zo'n koppeling werkt meestal via een API van je boekhoudpakket. Meer daarover lees je in je boekhouding koppelen.

Spreek vooraf duidelijk af welk systeem leidend is. Staan klanten en projecten in je CRM of in je boekhouding? Waar pas je een tarief aan? Als dat niet helder is, krijg je verschillen tussen systemen en ben je alsnog aan het controleren en overtypen.

Zo zorg je dat je team de uren ook echt invult

Het beste systeem werkt niet als niemand het gebruikt. Deze punten maken het verschil:

• Maak invullen snel. Liefst minder dan een minuut per dag, met de projecten van die dag al klaargezet.
• Laat medewerkers uren invullen op het moment zelf, op hun telefoon.
• Stuur een automatische herinnering aan het eind van de dag of week.
• Laat zien waarom het belangrijk is: correcte uren betekenen correcte facturen en eerlijke overuren.
• Vraag medewerkers om mee te denken bij het ontwerp. Zij weten waar het nu stroef loopt.
• Houd het aantal verplichte velden zo klein mogelijk.

Urenregistratie software op maat laten bouwen bij Violexa

Bij Violexa bouwen we webapplicaties op maat voor het mkb, zoals systemen voor uren, planning en administratie. Een webapplicatie werkt in de browser op computer en telefoon en kan koppelen met je boekhouding of andere software. Webapplicaties op maat beginnen bij €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw). Voor een uitgebreider systeem met koppelingen krijg je vooraf een vaste prijs op papier. Wil je weten hoe zo'n prijs tot stand komt, lees dan wat een webapplicatie kost.

Benieuwd wat urenregistratie op maat voor jouw bedrijf kan opleveren? Plan een gratis quickscan. In 30 minuten, online of op locatie, bespreken we hoe je nu werkt. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichtingen.

Veelgestelde vragen