Je app koppelen aan je systemen betekent dat de app gegevens uitwisselt met de software die je al gebruikt, zoals je CRM, planning, voorraad of boekhouding. Dat gaat bijna nooit rechtstreeks. Er zit een tussenlaag tussen, een eigen server die de app en je systemen veilig met elkaar laat praten.
Zonder koppeling wordt een app al snel een eiland. Medewerkers typen dingen over, klanten zien verouderde informatie en fouten sluipen erin. In dit artikel lees je hoe een goede koppeling is opgebouwd, welke keuzes je maakt en waar je op let.
Waarom je een app koppelt aan je bestaande software
Een app is pas echt nuttig als hij met actuele gegevens werkt. Een paar voorbeelden uit het mkb:
- Een klant boekt een afspraak in de app en die komt direct in de agenda van je medewerker.
- Een monteur sluit een werkbon af in de app en de factuur staat klaar in je boekhouding.
- Een klant ziet in de app zijn bestellingen en facturen uit je CRM.
- Een medewerker ziet in de app de actuele voorraad voordat hij iets toezegt.
- Een bestelling uit de app gaat direct door naar je keuken of magazijn.
Elke koppeling scheelt dubbel werk en voorkomt fouten. De vraag is niet of je koppelt, maar hoe.
Hoe een app aan je systemen gekoppeld wordt
Een app die je in de App Store of Google Play zet, draait op de telefoon van je gebruiker. Daar wil je geen wachtwoorden of sleutels van je boekhouding of CRM in stoppen. Iemand met wat technische kennis kan die uit een app halen. Daarom ziet een goede opbouw er zo uit:
- De app: wat de gebruiker ziet en gebruikt.
- Een eigen backend: een server van jou die bepaalt wie wat mag zien en doen. De app praat alleen met deze server.
- De koppelingen: de backend praat via een API met je CRM, planning, boekhouding of voorraad. Een API is een afgesproken manier waarop twee programma's gegevens uitwisselen.
Die tussenlaag heeft meer voordelen. Wissel je later van boekhoudpakket, dan pas je alleen de backend aan en hoeft de app niet opnieuw door de app-winkels. Meer over hoe een API werkt lees je in ons artikel over een API-koppeling laten maken.
Welke systemen kun je aan een app koppelen?
In principe elk systeem dat een API heeft. Dat geldt voor de meeste moderne software. Veelvoorkomende koppelingen zijn:
- CRM: klantgegevens, contactmomenten en afspraken.
- Boekhouding: facturen, betalingen en openstaande posten. Zie ook ons artikel over boekhouding koppelen.
- Planning en agenda: beschikbare tijden, roosters en afspraken.
- Voorraad en webshop: producten, prijzen en beschikbaarheid.
- Betaalprovider: betalingen en terugbetalingen.
- E-mail en berichten: bevestigingen, herinneringen en pushberichten.
Heeft een oud systeem geen API? Dan zijn er soms andere routes, zoals bestanden uitwisselen of rechtstreeks met de database werken. Dat is wel kwetsbaarder. Soms is het slimmer om het oude systeem te vervangen.
Live gegevens of synchroniseren?
Een belangrijke keuze: haalt de app gegevens telkens live op, of houdt de backend een eigen kopie bij die regelmatig wordt bijgewerkt?
- Live ophalen: altijd actueel, maar de app is afhankelijk van de snelheid en beschikbaarheid van je andere systeem. Ligt dat eruit, dan werkt de app ook niet.
- Synchroniseren: de backend bewaart een kopie en werkt die bij, bijvoorbeeld elke paar minuten of zodra er iets verandert. De app is sneller en blijft werken als een ander systeem even hapert.
- Meldingen vanuit het systeem: veel software kan zelf een seintje geven als er iets verandert. Dan hoeft de backend niet steeds te vragen of er iets nieuws is.
Vaak is een combinatie het beste: synchroniseren voor gegevens die weinig veranderen, zoals producten, en live voor dingen waar elke seconde telt, zoals beschikbare afspraken. Moet je app ook zonder bereik werken, lees dan hoe je een app die offline werkt opzet.
Waar let je op bij het koppelen van een app?
- Leg vast welk systeem de baas is per gegeven. Komt een klantadres uit je CRM of uit de app? Twee bronnen voor hetzelfde gegeven leidt tot verwarring.
- Beperk wat de app mag. Een klant ziet alleen zijn eigen gegevens, een medewerker alleen wat bij zijn werk hoort.
- Houd rekening met limieten. Veel systemen beperken hoeveel verzoeken je per minuut mag doen.
- Log wat er gebeurt. Als een koppeling faalt, wil je weten wat er misging en wat er opnieuw moet.
- Stuur een melding bij fouten, zodat iemand het oppakt voordat klanten het merken.
- Denk aan de AVG. Haal niet meer persoonsgegevens naar de app dan nodig, en leg vast met welke partijen je gegevens deelt.
Zo pak je een app-koppeling stap voor stap aan
- Maak een lijst van alle systemen die je gebruikt en welke gegevens daarin staan.
- Bepaal per scherm in de app welke gegevens nodig zijn, en uit welk systeem ze komen.
- Check per systeem of er een API is en wat die wel en niet kan. Vraag de documentatie op bij je leverancier.
- Kies per gegeven: live ophalen of synchroniseren.
- Test de koppeling eerst met een testomgeving of testgegevens, niet met je echte administratie.
- Spreek af wie de koppeling bewaakt en onderhoudt zodra de app live staat.
Veelgemaakte fouten bij app-koppelingen
- API-sleutels in de app zelf zetten in plaats van op een eigen server.
- Pas aan koppelingen denken als de app al bijna klaar is.
- Niet testen met echte hoeveelheden gegevens, waardoor de app traag wordt zodra hij live staat.
- Geen plan voor wat er gebeurt als een gekoppeld systeem een update krijgt en de API verandert.
Je app laten koppelen door Violexa
Bij Violexa bouwen we apps met een eigen backend, zodat koppelingen veilig en goed te onderhouden zijn. We kijken eerst welke systemen je gebruikt en welke gegevens echt in de app nodig zijn. Lees meer over webapplicaties en software. Een app of webapplicatie op maat begint bij €1.799 excl. btw (€2.177 incl. btw) per project. Wil je dat koppelingen blijven werken na updates van andere software, dan kan dat met een onderhoudspakket, vanaf Silver voor €179 excl. btw (€217 incl. btw) per maand.
Benieuwd hoe jouw app en systemen samen kunnen werken? Plan een gratis quickscan. In 30 minuten, online of op locatie, bespreken we je situatie. Daarna krijg je kort schriftelijk advies met een prijsindicatie, zonder verplichting.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn app koppelen aan mijn CRM?
Ja, als je CRM een API heeft, en dat geldt voor de meeste moderne pakketten. De koppeling loopt dan via een eigen server, die bepaalt welke klantgegevens de app mag zien. Zo blijven je toegangssleutels buiten de app.
Waarom heeft een app een backend nodig?
De backend is een server die tussen de app en je andere systemen zit. Hij bewaart toegangssleutels veilig, controleert wie wat mag en vangt fouten op. Ook kun je de backend aanpassen zonder een nieuwe versie van de app in de winkels te zetten.
Wat als mijn software geen API heeft?
Dan zijn er soms andere manieren, zoals bestanden uitwisselen of rechtstreeks met de database werken. Die oplossingen zijn kwetsbaarder en vragen meer onderhoud. Soms is het vervangen van het oude systeem op termijn goedkoper.
Hoe actueel zijn de gegevens in een gekoppelde app?
Dat bepaal je zelf. Gegevens kunnen live worden opgehaald of regelmatig worden gesynchroniseerd. Voor beschikbare tijden of voorraad kies je meestal live, voor gegevens die weinig veranderen is synchroniseren sneller en betrouwbaarder.
